By TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES gy Duvanorm I I)eapar. R 16, 2016 8 pagcs TALLER DE APRENDIZAJE No. Control del Documento PACE 1 org to View nut*ge Nombre Cargo Dependencia Firma Fecha Autores CARMEN ROSA DÍAZ GONZÁLEZ Instructora Coordinación de Gestión Documental 08 de febrero de 2016 Asesoría Pedagógica Asesor Pedagógico Centro de Gestión Administrativa de cada una de ellas. 3. Elabore un flujograma definiendo el procedimiento para llevar a cabo una transferencia primaria. Desde el punto de vista de Archivo de Gestión. . Elabore un flujograma definiendo el procedimiento para llevar cabo una transferencia secundaria. Desde el punto de vista del Archivo Central. 5. Diseñe un cronograma de transferencias, en donde involucre 10 dependencias de una empresa. 6. Con dos compañeros más, diseñe una presentación en donde identifique todos los requisitos para llevar a cabo una transferencia documental. 7. Mediante un flujograma descrlba el procedimiento para realizar las transferencias de documentos de conservación permanente. . Mencione los requisitos que debemos tener en cuenta, cuando vamos a contratar los servicios de custodia de documentos de archivo. 9. Realice un mapa conceptual del Decreto 1080 de 201 5, referente a las transferencias documentales. 10. Prepare la presentación ante el grupo. Registre la anterior información en su portafolio de evidencias; la guía debe estar finalizada para su socialización y resolución de dudas el 15 de febrero de 2016. 2. 4 Ambientes de Aprendizaje.
ESCENARIOS DE APRENDIZAJE Ambientes de formación Ambientes abiertos Centros de documentación Ambiente de Informática Biblioteca Aula virtual: LMS de http://senasofiaplus. edu. co MATERIALES observación durante el proceso de: Desarrolla las funciones del Comité de Archivo DE PRODUCTO. Elaboraclón de una Resolución de Funciones. 2. 6 Conclusiones Con el desarrollo de esta guía el Aprendiz conseguirá desarrollar sus habilidades y destrezas en la aplicación de las tablas de retención documental y funciones del comité de archivo. 2. Bibliografía BI BLIOGRAFIA Archivo General de la Nación – Manual de transferencias y Tablas de retención documental. Decreto Ley 1080 de 2015 DESARROLLO 31_1f8 PIC programado ejecutado cumplir como mínimo con los siguientes aspectos, además de adoptar un Sistema Integrado de Conservación conforme lo estipula el Art. 6 de la Ley 594 de 2000: a) Ubicación en un terreno estable sin riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación. b) Ubicación de las instalaciones lejos de industrias contaminantes o que puedan ser objeto de atentados u objetivos bélicos o terroristas. ) Reunir las condiciones de seguridad, ambientales y de ventilación, exigidas por la Superintendencia de Industria y Comercio y aquellas específicas establecidas por el Archivo General de la Nación. d) La resistencia de las placas y pisos deben estar acorde con la altura de la estantería y las cargas a soportar, avalado por un nforme técnico calificado; además, la estantería deberá cumplir con características de sismo resistencia aprobadas por normas técnicas colombianas, o en su defecto por organismos de normalización internacionales. ) Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con materiales ignífugos de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión. f) Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignifugas en lo posible, y tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación. g) Las áreas de depósito y almacenamiento de documentos eben garantizar: Sl_1f8 i. La seguridad y la adecua ión de la documentación. eprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archiv(stica en desarrollo de los artículos 130 y 140 y sus parágrafos 10 y 30 de la Ley 594 de 200CY’Archivo General de la Nación Jorge palacios preciado, establecimiento público adscrito al Ministerio de Cultura wvm. archivogeneral. gov. co / información al ciudadano / sistema de peticiones, quejas y reclamos E-mail: contacto@archivogeneral . gov. co – Cr. 6 No. 6-91 Tel: 328 2888 – Fax: 337 2019 – Bogotá D. c. , colombia. Fecha: 2013-12-11 V: 2 GDO-F-020 los acervos documentales. ) Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de semcios, deben estar separadas de las áreas de almacenamiento, tanto por razones de seguridad como de regulación y mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de depósito. i) Las áreas técnicas deberán estar conectadas con los depósitos, tomando en cuenta el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada, así como su accesibilidad con las zonas de custodia, recepción, organización y tratamiento de los documentos. Los laboratorios de conservación y restauración deben tener aislamiento apropiado para evitar que los agentes microbiológicos puedan contaminar las demás áreas y poner en riesgo la salud del personal que trabaja en otras dependencias. k) Los depósitos deben contar con sistemas de detección y extinción de incendio: incluyendo detectores de humo, extintores multipropósito o sistemas de apagado automático que no afecten los documentos ni pongan en riesgo la salud del personal. ) Los depósitos deben tener igualmente sistemas que permitan la extracción o evacuación el agua en caso de inundación. rotección en el tiempo. n) Para documentos de conservación histórica, las unidades de conservación deben ser elaboradas en cartón desacidificado (libre de ácido) o neutro; para documentos de conservación temporal, se podrá utilizar materiales que permitan la adecuada protección de los documentos durante el tiempo establecido para su conservacion. ) Para documentos en formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas de vídeo, rollos cinematográficos, fotografia entre otros, y digitales como disquetes, cintas DAT, CD, DVD, entre otros, se tendrá en cuenta, por lo menos, lo siguiente: i. Las fotografias y negativos deberán almacenarse en sobres individuales y en cajas de pH neutro; los materiales plásticos empleados deberán ser químicamente estables, no desprender vapores nocivos, ser permeables al vapor de agua, estos se podrán emplear siempre que se garanticen condiciones ambientales de humedad relativa dentro de los rangos establecidos para cada tipo de soporte. i. Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su carrete y contenedor elaborados en material estable y químicamente inerte; cada rollo estará en una unidad independiente debidamente identificada y dispuesto en las espectivas estanterías diseñadas acorde con el formato y con las especificaciones requeridas para garantizar su preservación. iii. Las cintas magnéticas de audio, vídeo o de datos como DAT, entre otros, deberán almacenarse completamente rebobinadas en su respectivas cajas alejadas de campos magnéticos y fuentes de calor. ara estos soportes, es necesario programar su rebobinado periódico y verificación de datos, los cuales se darán en relación directa con las de humedad del área de depósito de tal manera qu medad mayor frecuencia podrán contar con una unidad de conservación plástica en olipropileno u otro polímero químicamente estable, que no desprenda vapores ácidos o contenga moléculas ácidas retenidas en su estructura.
Cada unidad de conservación contendré solo un disquete o CD. p) Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales que incluyan el control, registro y análisis permanente ACUERDO No. ) «Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación e documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 130 y 140 y sus parágrafos | 0 y 30 de la Ley 594 de 2000» Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, establecimiento público adscrito al Ministerio de Cultura un,ww. rchivogeneral. gov. co / información al ciudadano / sistema de peticiones, quejas y reclamos E-mail: contacto@archivogeneral. gov. co – Cr. 6 No. 6-91 Tel: 328 2888 – Fax: 337 2019 – Bogotá D. c. , colombia. Fecha: 2013-12-11 V: 2 GDO-F-020 de temperatura, humedad relatlva, ventilacón, contaminantes atmosféricos e iluminación, vitando fluctuaciones en las condiciones, que puedan causar alteraciones a los documentos y pongan en riesgo su preservación en el tiempo. ) Es indispensable garantizar la limpieza permanente y adecuada de las instalaciones, los depósitos, la estantería y de las unidades de almacenamiento, utilizando productos que no afecten la integridad física de los documentos. r) El prestador del servicio, debe contar con el plan de prevención y atención de desastres y llevar el registro permanente, de la aplicación de todas las medidas preventivas y correctivas necesarias para minimizar 81_1f8
