By Republica Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria Universidad politécnica territorial de Aragua Federico grito Figueroa La Victoria – sede Maracay Procedimiento de Compras de Manufacturas. Procedimiento de Venta y Cobranza en una Organización PACE 1 oris to View nut*ge Integrante: Rosmari Reyes Neida Guerra Rosaniel García Natzul Miranda Felix Moreno Manufacturas Manufactura o fabricación es una fase de la producción económica de los bienes. Consiste en la transformación de materia prma en productos manufacturados, productos elaborados o productos terminados para u distribución y consumo.
También involucra orocesos de elaboración de oroductos semi- indudablemente al departamento de ventas (a causa del pedido original), el departamento de finanzas (para la confirmación de la recepción de fondos y la aprobación de crédito al cliente), el departamento de contabilidad (para el registro de la transacción), el departamento de producción (dado que el pedido implica la producción de bienes o la autorización para extraerlos del almacén) y el departamento de tráfico (para la determinación de los medios y ruta de transporte para su entrega).
Bastarán un par de ejemplos para ilustrar la relación entre procedimientos y políticas. La política de una compañía puede conceder vacaciones a los empleados; en los procedimientos establecidos para la instrumentación de esta poltica se determinaré un programa de vacaclones para evitar interrupciones en el flujo de trabajo, se fijarán métodos y tasas para el pago de vacaciones, se especificarán los registros para asegurar que todos los empleados gocen de vacaciones y se explicitarán los medios para solicitar vacaciones.
Definición de un proceso Un proceso es un conjunto de actividades recurrentes mediante as cuales se transforma un grupo de entradas en un grupo de salidas valiosas para un cliente (interno o externo). proveedores el proceso del valor cliente Agregado de la empresa Definición de un Proceso Ejemplos de Procesos Ventas, Compras, Producción, Presupuestacion, Cierre Contable.
Objetivo: Gestionar las compras de insumos y materiales necesarios para realizar las actividades de la empresa, en tiempo y forma, cumpliendo además con las es 2 OF realizar las actividades de la empresa, en tiempo y forma, cumpliendo además con las especificaciones de calidad, precios, fecha y lugar de entrega. Elementos de un Proceso de Compras Entradas: Pedido de insumos de las distintas áreas de la empresa Actividades principales: Solicitar cotizaciones, Seleccionar proveedor, Decepcionar y controlar insumos, Entregar insumos al Área solicitante de la empresa, Pagar al Proveedor. rocedimientos de ventas en una organizaclón La venta no es una actividad única, es un conjunto de actividades diseñadas para promover la compra de un producto o servicio. Por ese motivo, la venta requiere de un proceso que ordene la implementación de sus diferentes actividades, caso contrario no podría satisfacer de forma efectiva las necesidades y deseos e los clientes, ni coadyuvar en el logro de los objetivos de la empresa. Los pasos o fases del proceso de ventas: 1. rospeccón: La fase de prospección o exploración es el primer paso del proceso de venta y consiste en la búsqueda de clientes en perspectiva; es decir, aquellos que aún no son clientes de la empresa pero que tienen grandes posibilidades de serlo. La prospección involucra un proceso de tres etapas: Etapa 1 Identificar a los clientes en perspectiva: En esta etapa se responde a la pregunta: ¿Quiénes pueden ser nuestros futuros cl perspectiva: En esta etapa se responde a la pregunta: ¿Quiénes ueden ser nuestros futuros clientes?
Para hallar clientes en perspectiva se puede acudir a diversas fuentes, por ejemplo: Datos de la misma empresa, Referencias de los clientes actuales, Referencias que se obtienen en reuniones con amigos, familiares y conocidos, Empresas o compañías que ofrecen productos o servicios complementarios, Información obtenida del seguimiento a los movimientos de la competencia, Grupos o asociaciones, Periódicos y directorios, Entrevistas a posibles clientes. Etapa 2. Calificar a los candidatos en función a su potencial de compra: Luego de identificar a los clientes en perspectiva se rocede a darles una «calificación’ individual para determinar su importancia en función a su potencial de compra y el grado de prioridad que requiere de parte de la empresa y/o el vendedor. Algunos factores para calificar a los clientes en perspectiva, son los siguientes: Capacidad económica, Autoridad para decidir la compra, Accesibilidad, Disposición para comprar, Perspectiva de crecimiento y desarrollo.
Etapa 3. – Elaborar una lista de clientes en perspectiva: Una vez calificados los clientes en perspectiva se elabora una lista donde son ordenados de acuerdo a su importancia y prioridad. Las Técnicas Modernas de Venta y sus Aplicaciones, existe una diferencia entre una lista de posibles clientes y una lista de clientes calificados en perspectiva.
La diferencia radica en que la primera lista está compuesta por clientes que necesitan el producto, pero no necesariamente pueden permitírselo (falta de recurso 40F necesitan el producto, pero no necesariamente pueden permitírselo (falta de recursos o capacidad de decisión); en cambio, la segunda lista está compuesta por posibles clientes que tienen la necesidad y además pueden permitirse la compra.
Cabe destacar que la lista de clientes en perspectiva es n patrimonio de la empresa no del vendedor y debe ser constantemente actualizada para ser utilizada en cualquier momento y por cualquier persona autorizada por la empresa. 2. El acercamiento previo: Luego de elaborada la lista de clientes en perspectiva se ingresa a la fase que se conoce como acercamiento previo o prentrada que consiste en la obtención de informacion más detallada de cada cliente en perspectiva y la preparación de la presentación de ventas adaptada a las particularidades de cada cliente.
Esta fase involucra el siguiente proceso: Etapa 1 Investigación de las particularidades de cada cliente en erspectiva: En esta etapa se busca información más específica del cliente en perspectiva, por ejemplo: Nombre completo, Edad aproximada, Sexo, Hobbies, Estado civil, Nivel de educación, Adicionalmente, también es necesario buscar información relacionada con la parte comercial, por ejemplo: – productos similares que usa actualmente. Motivos por el que usa los productos similares. Que piensa de ellos. – Estilo de compra. Etapa 2. – Preparación de la presentación de ventas enfocada en el posible cliente: Con la información del cliente en las manos se prepara una presentación de ventas adaptada a las necesidades o eseos de cada cliente en perspectiva. Para preparar esta presentación, se su s OF las necesidades o deseos de cada cliente en perspectiva.
Para preparar esta presentación, se sugiere elaborar una lista de todas las características que tiene el producto, luego se las convierte en beneficios para el cliente y finalmente se establece las ventajas con relación a la competencia. También, es necesario planificar una entrada que atraiga la atención del cliente, las preguntas que mantendrán su interés, los aspectos que despertarán su deseo, las respuestas a posibles preguntas u objeciones y la forma en la que se puede efectuar el ierre induciendo a la acción de comprar. Etapa 3. Obtención de la cita o planificación de las visitas en frio: Dependiendo de las características de cada cliente, se toma la declsión de solicitar una Clta por anticipado (muy útil en el caso de gerentes de empresa o jefes de compra) o de realizar visitas en frío, por ejemplo tocando las puertas de cada domicilio en una zona determinada (muy útil para abordar amas de casa con decisión de compra). 3. -La presentación del mensaje de ventas: La presentación del mensaje de ventas debe ser adaptada a las necesidades y deseos de los clientes en perspectiva.
Hoy en d(a, ya no funcionan aquellas presentaciones «enlatadas» en las que el vendedor tenía que memonzarlas para luego «recitarlas» ante el cliente (quién asumía una posición pasiva). Los tiempos han cambiado, hoy se debe promover una participación activa de los clientes para lograr algo más importante que la venta misma, y es: su plena satisfacción con el producto adquirido. La presentación del mensaje de ventas se basa en una estructura basada en 3 pi 6 OF producto adquirido. basada en 3 pilares: Las características del producto: Lo que es el producto en si, sus atributos.
Las ventajas: Aquello que lo hace superior a los productos de la competencia. Los beneficios que obtiene el cliente: Aquello que busca el cliente de forma consciente o inconsciente. Por otra parte, las objeciones ya no representan un obstáculo a superar por el vendedor, por el contrario son claros indicios de compra (si el cliente objeta algo es porque tiene interés pero antes necesita solucionar sus dudas). Finalmente, el cierre de venta ya no es una tarea que se deja al final de la presentación, es decir que el famoso cerrar con broche de oro pasó a la historia.
Hoy en día, el cierre debe efectuarse i bien exista un indicio de compra por parte del cliente, y eso puede suceder inclusive al principio de la presentación. 4. Servicios posventa Los servicios de posventa tienen el objetivo de asegurar la satisfacción e incluso la complacencia del cliente. Es en esta etapa donde la empresa puede dar un valor agregado que no espera el cliente pero que puede ocasionar su lealtad hacia la marca o la Los servicios de posventa, pueden incluir todas o algunas de las siguientes actividades: Verificación de que se cumplan los tiempos y condiciones de envío. Verificación de una entrega correcta.
Instalación. Asesoramiento para un uso apropiado. Garantías en caso de fallas de fábrica. Servicio y soporte técnico. Posibilidad de cambio o devolución en caso de no satisfacer las expectativas del cliente. Descuentos cambio o devolución en caso de no satisfacer las expectativas del cliente. Descuentos especiales para compras futuras. PROCESO DE COBRANZA Proceso formal mediante el cual se tramita el cobro de una cuenta por concepto de la compra de un producto o el pago de algún sepv’ic10. Esto incluye el pago de documentos como Facturas Pagares Letras de cambio Otros títulos valores
Se dice que la venta se realiza cuando se hace el cobro respectivo y es tan cierta esta frase que cualquier empresa comercial mantiene un adecuado capital de trabajo , cuando genera efectivo por parte del pago de sus clientes , por lo tanto se considera la labor de cobranza de gran importancia en la administración pollticas de Cobranza Las políticas de cobro de la empresa son los procedimientos que ésta sigue para cobrar sus cuentas una vez vencidas La efectividad de las políticas de cobro de la empresa se puede evaluar parcialmente examinando el nivel de estimación de cuentas incobrables.
Una efectiva labor de cobranza está elacionado con efectiva una política de créditos por lo que se minimiza los gastos de cobro por cuentas difíciles o de dudosa recuperación Una política de cobranza debe basarse en su recuperación sin afectar la permanencia del cliente . La empresa debe tener cuidado de no ser demasiado agresiva en su gestión de cobros Los diferentes procedimientos de cobro que aplique una empresa están determinados por s ral de cobranza.
Cuando se realiza una venta a créd do un plazo razonable para su pago, es con la esperanza de que el cliente pague sus cuentas en los términos convenidos para asegurar asi el margen e beneficio previsto en la operación. En materia de politica de cobranza se pueden distinguir tres tipos , las cuales son; políticas restrictivas, políticas liberales y políticas racionales. 1 Políticas restrictivas. Caracterizadas por la concesión de créditos en períodos sumamente cortos, normas de crédito estrictas y una política de cobranza agresiva.
Esta política contribuye a reducir al m[nimo las pérdidas en cuentas de cobro dudoso y la inversión movilizacion de fondos en las cuentas por cobrar. Pero a su vez este tipo de politicas pueden traer como consecuencia la reducción de las entas y los márgenes de utilidad, la inversión es más baja que las que se pudieran tener con niveles más elevados de ventas, utilidades y cuentas por cobrar. 2. Políticas Liberales.
Como oposición a las políticas restrictivas, las políticas liberales tienden a ser generosas, otorgan créditos considerando la competencia, no presionan enérgicamente en el proceso de cobro y son menos exigentes en condiciones y establecimientos de períodos para el pago de las cuentas. Este tipo de politica trae como consecuencia un aumento de las cuentas y efectos por cobrar así como también en las pérdidas en cuentas incobrables.
En consecuencia, este tipo de poltica no estimula aumentos compensadores en las ventas y utilidades. 3. Políticas racionales. Estas políticas son aquellas que deben aplicarse de tal manera que se logre producir un flujo normal de crédito y de cobranzas; se implementan con el manera que se logre producir un flujo normal de crédito y de cobranzas; se implementan con el propósito de que se cumpla el objetivo de la administración de cuentas por cobrar y de la gerencia financiera en general.
Este objetivo consiste en maximizar el rendimiento sobre la inversión de la empresa Se conceden los créditos a plazos razonables según las aracterísticas de los clientes y los gastos de cobranzas se aplican tomando en consideración los cobros a efectuarse obteniendo un margen de beneficio razonable. COBRANZA EFECTIVA Una excelente gestión de cobranza se basa en aspecto como: 1 Actitud frente a la Gestión que realiza y la Empresa que representa.
Una actitud positiva no solo frente al trabajo sino también frente a la organización y/o actividad que represente. 2. Organización Interna hacia el Trabajo Es la importancia de prepararse para una gestión, como el conocimiento de su empresa, de la industria en la que se desarrolla y su capacidad de trabajar organizadamente otencializa la posibilidad de hacer efectiva una cuenta por cobrar. 3.
Percepción del Cliente Este concepto influye en la morosidad de una cuenta y es una herramienta para mejorar la gestión, en la medida que el cliente pueda percibir que la organización monitorea las cuentas, y que existe una política de crédito definida y respetada por sus trabajadores. Para ello también depende de la poltica de cada empresa; En su gran mayoría Cada empresa exige como documentación Rif del cliente. Referencias Comerciales. Referencias Bancarias. 4. Comunicación como he ersuasión en tu gestión
