By Introducción En las empresas existen dos lineamientos fundamentales que marcan el camino hacia el éxito o hacia el fracaso. Ellos son su Organización y los Procedimientos Administrativos que determinan su ordenamiento interno para el logro de una operatividad eficiente. Para llevarlo a la práctica se han desarrollado técnicas que, por su especialidad, especificidad y complejidad requieren el aporte de especialistas.
Existe una técnica que se orienta a optimizar la efectividad y eficiencia de los servicios administrativos de una organización y ella es la de ORGANIZACIÓN y MÉTODOS. Debemos tener un conocimiento de organización y métodos, ya que, para llevar una buena administración es necesario saber algunos métodos o pasos a seguir para asegurar al máximo el funcionamiento de una empresa.
Lo primordial que debemos tener en cuenta es a que se refiere cuando se habla de organización y métodos, porque al no tener muy claro este concepto no se puede llevar a cabo este tipo de procedimientos, una definición muy sencilla es que se encarga de estudiar, analizar, ordenar y clasificar, los problemas de estructura y procedimientos, para dar como resultado una mayor eficiencia, ficacia y productividad a las actlvidades de cada departamento, a través de nuevos y mejores sistemas.
Del análisis de los objetivos, la estructura, los procedimientos y las herramientas tecnológicas disponibles, surgirá una propuesta a fin de optimizar la eficacia y eficiencia del sistema jerárquico e informativo de la empresa, ente Swlpe to vlew next page entendiendo como eficiencia el grado de alcance de los objetivo y eficacia la cantidad de recursos para el logro de los mismos y a su relación con esto. Origen de la organización y métodos
La creación de las unidades de Organización y Métodos se vincula a los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a racionalizar y hacer más eficiente, cuyos antecedentes que remontan a 1821 en el Estado Mexicano y de la era moderna, y al establecimiento del proceso de modernización administrativa que se inicia en 1965. La evolución que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: Esta primera fase abarca el período de 1917 a 1964, que se inicia con la creación de los departamentos administrativos y termina con la instalación de las unidades e Organización y Métodos en toda la administración.
Este período se caracteriza por la confusión y el parcialismo, porque se ligó la función de Organización y Métodos a las funciones de contabilidad y auditoría con funciones de mejoramiento administrativo, ya que éstas se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos. La segunda fase a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la administracion e introducen las técnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su acción de revisión perm de la estructura como del funcionamiento. tuación existente. Así mismo debe tener una capacidad analítica para encontrar relaciones y aislar factores que puedan perjudicar a la empresa. El analista debe tener mente abierta para poder visualizar todos los ángulos del problema. De la misma manera tiene que tener imaginación y enfoque, ya que cada sistema crea problemas diferentes y tiene que ingeniárselas para poder solventar cualquier dificultad que se presente.
Por ultimo debe ser una persona íntegra con valores bien arraigados, tiene que tener perseverancia para poder así sobreponerse a los inconvenientes, a las intransigencias y a los rabajos difíciles que se le presenten, igualmente debe ser una persona humilde, ya que el logro del buen funcionamiento de la empresa no puede ser solo por el sino por todo el equipo de trabajo. En otras palabras el analista es el que se encarga de recopilar y analizar información con el fin de presentar soluciones alternativas a problemas, así como asesorar en la implantación de las modlficaclones que proponga.
El analista puede ser un técnico o profesional que requiere conocimientos, los cuales se agrupan en dos tipos, los conocimientos teóricos que son sobre a teoría de la administración y de la organización, de sistemas y metodología de la investigación y los conocimientos técnicos que le permitan realizar diagnósticos administrativos y el diseño organizacional, análisis y elaboración de organigramas, diagramas de flujo y distribución de espacio.
Responsabilidades del Área de Organización y Métodos Conjugar los resultados del trabajo de las distintas jurisdicciones con las exigencias expresadas por con las exigencias expresadas por los objetivos generales empresariales, mediante la formulación de un plan de rganización cuya finalidad principal seria la transformación, de las partes que componen el trabajo de las áreas en unidades lógicas y necesarias, activa y orgánicamente acopladas en la estructura de la empresa. Establecer criterios de departamentalización y confeccionar y/o actualizar la estructura organizativa de la empresa.
Redactar el Manual de Organización de la empresa incluyendo las misiones, funciones, características de cada puesto de trabajo, responsabilidades, autoridad, dependencia y perfil de cada cargo. proponer la inclusión de los diversos servicios no considerados n la estructura organizativa y destacar la adecuada asignación de responsabilidades y autoridad a dichos sectores. Investigar y valorar todas las posibilidades existentes en materia de reducción de costos en el trabajo administrativo.
Coordinar y organizar el trabajo de relevamiento y registro de datos, asegurándose de que se realiza de acuerdo con las exigencias de las elaboraciones a que habrán de someterse esos mismos datos. Anallzar de acuerdo con lo previsto en el plan mencionado en el primer punto, los procedimientos y los métodos seguidos en la jecución de los trabajos, para hallar sus deficiencia y proponer las modificaciones que resulten necesarias para optimizar su Formular recomendaciones para la eliminación de procedimientos no económicos, no funcionales, repetitivos e innecesarios.
Confeccionar los manuales de Pr economicos, no funcionales, repetitivos e innecesarios. Confeccionar los manuales de Procedimientos, del Empleado y del Puesto de Trabajo, de acuerdo con los diseños aprobados. Confeccionar los cursogramas y diagramas de recorrido de los cursogramas en estudio. Elegir de acuerdo a las disponibilidades de la empresa os métodos de trabajo más idóneos, manteniéndose permanentemente actualizado respecto a novedades de equipamiento y suministros.
Ejercer un control eficaz sobre todos los impresos utilizados en la empresa, asegurándose de su idoneidad tanto desde el punto de vista de las finalidades para las que han sido confeccionados, como su diseño, formato, número de copas y destino de cada una de ellas, proponiéndose como principal objetivo la eliminación de los impresos inútiles, su unificación y cuando sea posible su fusión; como también centralizar las órdenes e reimpresión, llevando registro de los pedidos, consumos estimados, codificaciones, etc.
Cuidar que la distribución en planta de los puestos de trabajo sea lo más racional posible en relación con los circuitos administrativos que deban satisfacer. Perfil de un analista de organización y métodos El personal que labora en la unidad de organización y métodos se conoce como analistas. Este se encarga de recopilar y analizar información con el fin de presentar soluciones alternativas y problemas, asi como asesorar en la implantación de las modificaciones que proponga.
Lineamientos que encuadran su actividad: El analista debe recordar que siempre actúa como asesor El analista siempre aconseja, asiste, sugiere, nunca critica ni imparte órdenes actúa como asesor imparte órdenes. Debe comprender que toda persona es reacia a los cambios. Para solucionar los problemas no existen fórmulas mágicas, sin estudio previo. Debe darles participación a las personas entrevistadas, aceptando sugerencias. Debe buscar siempre que el beneficio supere al costo.
Debe reconocer y explicar las limitaciones de los sistemas. Condiciones personales del Analista de Organizaci6n y Métodos: Predisposición constructiva para el Cambio: Capacidad para transformar. Originalidad y Creatividad: Presentar soluciones originales Mente abierta, no dogmática: Receptivo a ideas útiles. Facultad para juzgar. Elevado nivel de inteligencia: Rapidez para solucionar situaciones teóricas y prácticas. Perseverancia y tenacidad: Capacidad para sobreponerse a inconvenientes y frustraciones.
Capacidad analítica: Implica, observación e identificación de los hechos; verificación de su validez, desintegración en sus partes, habilidad para relacionar la información con otras logradas nteriormente Aptitud hacia las relaciones humanas: Tacto, habilidad, sensibilidad. Habilidad para persuadir con estrategia y diplomáticamente: Saber «vender» sus productos y lograr compradores para su «mercancla’ Cumplir inexorablemente con los plazos previstos.
Facilidad para trabajar en equipo. de documentación, etc. Obtener antecedentes documentales de la situación existente. Buscar y hallar soluciones lógicas a los problemas de Organización y procedimientos que puedan existir en la empresa en estudio Efectuar el análisis de la documentación sostén de la situación analizada. Confeccionar cursogramas de los circuitos usuales y proponer mejoras. Analizar y diagnosticar de la situación existente y confeccionar propuesta.
Capacitar y colaborar con los usuarios en la implementación del sistema Conclusión El individuo como tal no puede vivir aislado, sino en continua interacción con sus semejantes, por tanto es un este sociable. Los individuos tienen que cooperar unos con otros por sus restricciones personales y beben constituir organizaciones que le permitan lograr algunos objetivos que el trabajo individual no alcanzaría. Un sistema de Organizació es vital para cualquier
