By Minuta Reunión de Apertura de actividades 2015-01-25 Hoy 19 de enero del 2015 nos hemos reunidos los integrantes del departamento de Administración donde se les informo de inicio de actividades de mi persona como gerente de administración donde les solicite que me informaran estatus de los siguientes puntos: Norkis: Detalle de Actividades realizadas en el cargo con frecuencia Diaria, semanal , quincenal y mensual Inventario de facturas laser, notas de debito y notas de créditos disponibles para facturar, tiempo de consumo estimado del inventario existente, Indicar cuantas formas están pendientes por sello del seniat
Como se generan las ctur p debito nforme de control d Apoyar a Aibi con to oficina notas de crédito , llas y equipos de Informar cada caso de clientes que tengan deuda vencida para autorización de despacho no puede crear pedido sin previa autorización de mi parte Dailenis cabeza/Robert Ríos: semanal ,quincenal y mensual nventano de material de oficina disponible y otros insumos que se manejan en la distribuidora; tiempo estimado de consumo Calendario de pagos de deberes formales ,1.
S. L. R, IVA, Retenciones ISLR, Ingresos Brutos, Retenciones de Ingresos Brutos Arqueo de Caja chica indicando la persona custodia y monto fijo stablecido Revisión de cuentas oor Daear v estados de cuenta de de retenciones ISLRy municipal.
Ubicar información de los ingresos brutos para hacer calculo de monto a pagar por concepto de patente de industria y comercia Estatus de pago de servicios básicos y pagos fijos hacer formato en Excel para llevar control de pagos mes por mes y hacer seguimiento a los pagos pendientes Implementar formato de pagos pendientes para solicitar autorización de los pagos de acuerdo a su fecha de vencimiento ,para que nos permita planificar los pagos, aprovechar los plazos de créditos y controlar la disponibilidad ancaria Conciliación bancaria, fecha de ultima Conciliación, plan de acción para actualizar las mismas semana del 26/011201 5 al 30/01 /2015 Detallar tipos de asientos fijos que realizan y asientos de diarios frecuentes dejando evidencia de los asientos contables para efectos fiscales por posibles auditorias Elaborar reporte de cheques emitidos y conciliar con los soportes archivados garantizando el correcto archivo y orden de los mismos Llevar control de cheques emitidos no entregados(cheques en transito) Elaborar reporte de disponibilidad bancaria y anexar en disco compartido
Revisar y llevar todos los meses control de retenciones recibidas vs compensadas por la alcaldía e Iva Revisar estatus de impresión y Actualizar libros legales (diario, mayor e inventarios) Orden y archivo de todos los soportes de cheques emitidos e informar la debilidades detectadas en esta actividad Validar con contador externo caos de asientos de cierre del ejercicio 2013-2014 Carmen Torrella: argo con frecuencia Diaria, Detalle de Actividades reali semanal , quincenal V men de Actividades realizadas en el cargo con frecuencia Diaria, Análisis de la Cartera vencida y hacer seguimiento con cada uno e los vendedores Revisar estatus de los cheques devueltos vs fisico y hacer seguimiento con contabilidad para que nos faciliten reporte de cheques devueltos vs estado de cuenta y enviar al mensajero para su retiro Arqueo de todas las facturas de crédito por vendedor y emitir informe de auditoria realizada el 16/01/2015 semanal , quincenal y mensual.
Realizar inventano de talonarios utilizados como soporte I de pagos, informe de pago y pedidos manuales y sacar estimado de consumo para programar compra mplementación de control de cheques devueltos y cheq devueltos en transito haciendo seguimiento a su recuperación on la fuerza de ventas Depurar cuentas por cobrar a personal solicitar a rrhh información de descuentos Analizar las otras cuentas por cobrar Aibi Aular: Revisión de cuentas por pagar y estados de cuenta de proveedores Validación de las actividades de almacen,toma física de inventario, revisión de la papelería, procesar los descargos, estatus de los almacenes ,orden y limpieza Libro de licores indicar como se emite, frecuencia y proceso para sellar en seniat Análisis de carga de camión, capacidad de cada vehículo Conciliar toma física de mobiliario, sillas y equipos de oficina Depurar cuentas por cobra olicitar a rrhh 3 información de descuento Informar criterios a considerar para realizar plan’ficación diaria de despacho por zonas Revisar cuentas por cobrar de clientes que pagan fuera del plazo para recuperar el descuento otorgado y elaborar notas de debito Hacer seguimiento a el reintrego por caso de mercancía siniestrada en dic en almacen Jorge de la Rosa: Inventario de equipos de computo, teléfonos y tables Elaborar informe de auditoría realizada a los equipos telefónicos y tables realizados el 1 5/01 ,12015 y entregar copia a RRHH. Monitorear falla de caída de sistema a diario todas las tardes e dentificar problema y solución inmediata indicar que no esta funcionando. Revisar todos los equipos de Administracion y RRHH que se reinician con frecuencia (Robert, aibi y Nelcinia) Detalle de los perfiles por usuario del sistema sap indicando los Angel : nformar criterios a considerar para realizar planificación diaria de Orden y limpieza del almacen Oportunidades de mejora planteadas Realizar sello de procesado por crédito y cobranza Montar en Excel modelo de carta de cobro de cheque devuelto formulado 4DF’ Revisar con asesores de si de registro de cheques
