By Matriz RACI . Concepto: Es un modelo para la asignación de responsabilidades en la ejecución de tareas o actividades asignadas a un proyecto. Es una herramienta para organizar tareas en una empresa. El término RACI proviene de una sigla en inglés: • «R» (Responsible): es quien ejecuta una tarea. Su función es «HACER’. • «A» (Accountable): es quien vela porque la tarea se cumpla, aún sin tener que ejecutarla en persona. Su función es «HACER HACER». • «C» (Consulted): indica que una persona o área debe ser consultada respecto de la realizacion de una tarea. • «l» (Informed): indic OFY a debe ser area. nformada respecto p II.
Beneficios Evita: Clientes insatisfechos porque no se les respondió en los plazos solicitados (hubo que hacer «varias escalas» internas para hallar la respuesta, ya que no estaba claro quién debía canalizarla). Oportunidades de compra con descuento desaprovechadas, porque nadie supo gestionar las autorizaciones necesarias para darles curso. Mal clima interno, echadas en cara, disputas…. porque las «reprimendas» por un negocio perdido se repartieron indiscriminadamente. Pérdida de tiempos por recepción de decenas de emails en vano, o peor aun, no recepción de emails importantes, necesarios para oder tomar decisiones oportunas.
Empleados desmotivados porque quieren desarrollar sus actividades y les falta autoridad para resolver determinadas las actividades de algún proceso (y colocarlas como filas de la matriz). 2. Identificar / definir los principales roles funcionales (y colocarlos como columnas de la matriz). 3. Asignar los códigos «RACI» a cada tarea (aqui la cosa se potencia si se logra hacer en equipo). 4. Identificar ambigüedades o problemas (solapamientos, vacíos, dudas, etc. ) y trabajar para solucionarlos. 5. Distribuir la matriz e incorporar el feedback. 6. Comunicarla de modo efectivo a todos los involucrados en el roceso. 7.
Asegurar que se haga una actualización periódica de la matriz. IV. Análisis y «Lectura» de la Matriz La Matriz RACI Resulta de utilidad para efectuar un análisis de los procesos de la organización. 1. Análisis vertical Desde un análisis vertical (es decir, a nivel roles) es posible obtener determinadas interpretaciones: • Excesivas «R» a cargo de un mismo rol (¿podría estar existiendo un cuello de botella alll? ). • Inexistencia de espacios vacíos (¿es necesario que ese rol esté implicado en tantas tareas? ). • Excesivas «A» para un mismo rol (¿podría pensarse en una mayor elegación de responsabilidades? . • Inexistencia de «R» o «A» en un rol de línea (¿es un rol realmente necesario en este proceso? )- • Existencia de «R» en tareas que deben ser independientes entre sí (¿hay una debida segregación de funciones, que asegure un adecuado control por oposición de intereses? ). 2. Análisis vertical Desde un análisis horizontal (es decir, a nivel de tareas) también se pueden obtener luces: • Excesivas «R» en una misma tarea (¿podemos asegurar que dicha tarea no se dupli 2 obtener luces: tarea no se duplique? , ¿habrá que subdividirla en sub-tareas más específicas? ). ??? Inexistencia de «R» (¿podría suceder que nadie vea dicha tarea como propia y así nadie la ejecute? ¿O será necesario tal vez definir un nuevo rol actualmente inexistente? ). • Demasiadas «C» (¿es realmente «costo-beneficioso» incurrir en tantas consultas? ). • Excesivas «1» (¿no estaremos siendo burocráticos al informar rutinariamente a tantas personas? ¿Puede pensarse en informarlos sólo ante excepciones? ). • Inexistencia de «A», implica que nadie garantiza el cumplimiento (¿nadie pondrá la cara si la tarea no se efectúa? ). • Inexistencias de «C» o «1» (¿podría deberse a deficiencias en las comunicaciones? V. ¿Cómo se diseña la matriz RACI? para que la fase de diseño resulte exitosa es imprescindible organizar adecuadamente todos los procesos y actividades implicados. En cada tarea debe haber un único R y A. Si esto no fuera asi la tarea se debe subdividir hasta que así sea. por supuesto una persona puede ser, a priori, R o A en múltiples tareas. Una matriz RACI típicamente tiene un eje vertical donde se describen las tareas en orden cronológico y en el eje horizontal los perfiles o personas implicadas en los mismos. U n ejemplo de matriz RACI viene dado por: Actividad / Recurso Ricardo Esteban Lucía Marianna Investigación 3
