By MANUAL DE ANALISIS DE PUESTOS OF8 p ELABORADO POR: REVISADO POR: AUTORIZADO POR: sexto ciclo de la carrera de administración de empresas. Proporcionar una guía para el proceso de recolección y análisis de datos de los puestos del octavo ciclo. 1. FORMACION DEL COMITE DE ANALISTAS. Este equipo es el que se encargará de recolectar los datos que posteriormente se analizaran.
Estará formado por un Coordinado y un equipo de 3 analistas El Coordinador será el responsable de planificar, organizar, coordinar y supervisar todo el proceso, trabajo de campo y de mantener la comunicación con el Gerente General para nformarle de los progresos del análisis o de los problemas que vayan surgiendo. Los coordinadores, deben ser profesionales en Ingeniería Industrial u otro título universitario con especialidad en análisis de métodos. Los Analistas serán los responsables de todo el trabajo de campo, recopilarán toda la información de los puestos que se analizarán.
Los analistas deben tener por lo menos 2 años de estudios universitarios, buenas relaciones interpersonales, facilidad de palabra y conocimientos amplios de análisis de datos. 1. PREPARACION DE LOS MATERIALES NECESARIOS. a. En función de los objetivos del Análisis, se utilizarán los métodos que el coordinador del equipo de analistas y su equipo consideren pertinente, los cuales son los siguientes: Formato de entrevista (anexo 1). Formato de cuestionario (anexo 2). Formato de observación directa (anexo 3). b. Las instrucciones que se deberán impartir a los analistas y/o a los sujetos.
Serán dadas por los coordi equipo de analistas, las departamento) c. La estructura de presentación de resultados y que deberá ser coherente con el que se haya dado al Análisis. d. La información que se necesitará recopilar. 2. SELECCIÓN Y ENTRENAMIENTO DE LOS ANALISTAS. La formación que se dará a los analistas será en dos puntos específicos: a. Formación sobre la organización. Es preciso que los analistas conozcan la organización en que van a realizar su trabajo, las características de la misma, su cultura (cuando se utilicen analistas externos); cuando los analistas sean internos, se reforzarán estos puntos. . Formación técnica que, por su parte, será de dos tipos: • Formación en Análisis de Puestos. Se introduce a los analistas en el tema del Análisis de Puestos y en los objetivos concretos del que se va a llevar a cabo. ?? Formación en el método que se va a utilizar. Esta capacitación la realizará el coordinador del equipo y se enfoca en el método concreto que se va a utilizar en la recolección de datos. 3. SENSIBILIZACION Y SOCIALIZACION DEL PROGRAMA.
Consistirá en un programa de mercadeo de la recolección de datos para el análisis de puestos con el objetivo que todo el personal conozca del proceso y su finalidad para que la información que se recabe sea confiable y fidedigna. Se realizará en toda la organización para evitar comentarios negativos o malas interpretaciones del proceso en la fase de ecolección de datos, se realizará de la siguiente manera: a. Los intermedios que facilitarán el acceso a los trabajadores que dependen de ellos y que deberán participar en el análisis como sujetos con reuniones que pueden ser dentro o fuera de la organlzaclon. . A la alta dirección de Em o sólo debe ser 3 informado, sino que es con e participe en el proceso trabajadores desde los niveles Jerárquicos altos, quienes serán informados en conjunto con los mandos intermedios. c. A todos los empleados, tanto el proceso no tiene nada que ocultar, la información debe ser tal que nadie se debería orprender cuando los responsables del Análisis contacten con él para solicitar su colaboración en el mismo se realizará a través de anuncios, circulares y la red de informática interna. 5. RECOLECCIÓN DE DATOS. En esta actividad, se atenderán los siguientes aspectos: a.
Muestra. Se utilizarán las técnicas de entrevistas y cuestionarios con una muestra que sea representativa de los puestos que existen en la empresa, bajo los siguientes criterios: La muestra estará formada por el 20 % de la población. En cada puesto se entrevistarán, siempre que sea posible, al enos a 3 trabajadores. b. Concertar las citas. Las citas para las entrevistas deben realizarse de la siguiente manera: Contactar a los superiores directos y acordar con ellos la mejor forma de llevar a cabo la recolección de datos interfiriendo lo menos posible en la marcha normal del trabajo.
Se establecerá el contacto con los sujetos (directamente o a través del superior directo) para acordar la cita concreta y dar todas las informaciones que sea preciso. Recolección de datos Entrevistar al ocupante del puesto. Realizar observación en el sitio de las tareas que se realizan en el uesto a analizar. Elaborar la Descripción del Puesto en base a las informaciones recolectada durante la entrevista. Presentar la Descripción del Puesto al sujeto entrevistado para que la revise y, en su caso, introduzca en la misma las modificaciones que considere necesarias.
Una vez que esté de acuerdo con el contenido Presentar la Descripción d ión, la firmará. 4DF8 uperior inmediato del inmediato del sujeto entrevistado, quien dará el visto bueno a la misma, si está de acuerdo con ella y, en caso contrario, podrá hacer las observaciones que considere oportunas pero sin poder odificar nada de la Descripción. En caso de desacuerdo entre el superior y el subordinado, se llevará a cabo una reunión entre ambos y el analista para intentar que lleguen a un consenso.
Si no hay acuerdo, la decisión final la tomará el Comité de Análisis de Puestos. El Comité de Análisis de Puestos (formado por miembros de la Dirección de la empresa y del Comité) dará el visto bueno final a las Descripciones de los Puestos Tipo. 6. ANÁLISIS DE DATOS. No será preciso llevar a cabo análisis estadísticos, se usarán métodos de tipo cualitativo que dan como esultado las Descripciones de los Puestos Tipo. 7. ELABORACIÓN DEL INFORME FINAL. El informe final se estructurará de la siguiente manera: a.
Introducción, donde se explicarán las razones que han motivado el Análisis y los objetivos del mismo. b. Procedimiento de Trabajo, debe explicar la metodología que se ha utilizado, tanto la muestra elegida y la forma en que se ha seleccionado, como el método de recogida de datos que se ha utilizado y, en general, todo el proceso que se ha seguido en el Análisis. c. Resultados, si se ha llevado algún análisis de tipo cuantitativo, os resultados se presentarán en gráficos y tablas; si no ha existido análisis cuantitativo, se debe incluir el Manual de Funciones. . Conclusiones, las que se deriven de los análisis estadísticos (cuando los haya). Cuando el caso de análisis cualitativos no se incluye estos análisis (estadísticos), pues los resultados (manuales de funciones derivados de los datos) deben coincidir con las conclusiones. Si el objetivo es rediseño d e la estructura organizacional de la empre casos se incluirán los de la empresa, en estos casos se incluirán los problemas ituaciones relevantes o detectadas y las soluciones que se deberían introducir para solucionarlos.
Fecha de análisis Contactos Permanentes Internos Externos Descripción genérica del puesto: 2. Descripción especifica del puesto Funciones permanentes: Funciones periódicas: Funciones esporádicas: 3. Especificación del puesto a) Materiales o productos que se manejan b) Equipos que utiliza c) Lugar donde se encuentra localizado específicamente el puesto 9. Esfuerzo mental 10 Atención visual o auditiva Fatiga nerviosa Tension nerviosa Concentración Volumen de trabajo Ritmo de trabajo 8
