By DISEÑO DE SISTEMA ORGANIZATIVO: DISEÑO Y FORMULACION DE FORMAS, DOCUMENTOS Y PROCESOS. IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACION E-IMY Para lograr organizaciones de excelencia es necesario el desarrollo de un diseño organizativo con calidad, velocidad y coherencia que permita la realización de los cambios que exigen las condiciones en las cuales se desempeñan la organización, así como aprovechar las oportunidades, que el entorno ofrece.
El diseño organizativo de las organizaciones «es un proceso integral, sistemático y proactivo en el cual los miembros de estas e implican en el diseño (conjugando las aspiraciones personales y colectivas) en corre coherentemente las mision El diseño de una org las personas, los pro PACE 1 or7 to View nut*ge ión, para ordenar tal que cumplan su integración de tecnología. Lo ideal sería que el diseño estuviera en sinton(a con el objetivo primordial que la organización trata de alcanzar.
No obstante, muchos diseños organizativos evolucionan hacia estados en los que las funciones, las estructuras, los sistemas y los procesos no están relacionados de modo eficaz y eficiente con los resultados deseados. Fundamentos del diseño: Cuando Se Establece el diseño de los sistemas organizativos de una Empresa, deben ir más allá de la separación por mercado, producto, geografia, función, área de gestión y centralización o descentralización.
Al hacer girar todo en torno a la misión, se le da forma a la estructura técnica de la organización y, lo que es más importante, los sistemas y los procesos de gestión se integran para para garantizar que los resultados adecuados se alcancen en el momento adecuado y con el coste adecuado, a la vez que se fomenta la rentabilidad y se satisface plenamente a los clientes. ocesos de diseño organizativos En el contexto actual, caracterizado por un alto nivel de complejidad y dinamismo, los procesos de diseño organizativo constituyen una de las vías esenciales para lograr la subsistencia y el mejoramiento del desempeño de las organizaciones, a fin de incrementar su nivel de competitividad.
El diseño debe: Proporcionar orden y claridad: reducir la incertidumbre y la confusión dentro de la organización y facilitar la colaboración; proporcionando un cuadro de referencia en el cual puede desarrollarse el nivel deseado de comunicación interpersonal, y acer que la vida dentro de la organización sea más ordenada, predecible y controlable.
Proporcionar continuidad, al crear las condiciones para que la organización como sistema no sea demasiado dependiente de los elementos que lo integran. El diseño organizativo ha evolucionado en correspondencia con los enfoques que lo sustentan. Las concepciones más modernas se orientan a la participación, la flexibilidad, el carácter sistémico, proactivo y situacional, en correspondencia con las características del entorno. Características de los sistemas organizacionales
En los diseños de sistemas organizacionales, las partes están integradas, es decir que se relacionan de tal forma que un cambio en uno de los elementos componentes afecta y genera cambios en los demás elementos, en las relaciones entre los mismos y en la conducta de la organización toda Cabe mencionar que las organizaciones deben mantener un equilibrio de actividad con respecto al mencionar que las organizaciones deben mantener un equilibrio de actividad con respecto al medio. Por lo general las iniciativas empresariales en sus inicios mantienen estructuras simples,
Sln mayores complejidades para los procesos productivos o humanos. Al crecer la demanda de lo ofrecido por la organización es natural que la organización crezca, en términos de estructura, para poder satisfacer la demanda existente. Este caso no es solo para las «salidas del sistema», el crecimiento afecta también las «entradas del sistema». MYBRER La estructura organizacional se refiere a la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades de la organización en cuanto a las relaciones entre los gerentes y los empleados, entre gerentes y gerentes y entre empleados y empleados.
Los departamentos de una organización se pueden estructurar, formalmente, en tres formas básicas: por función, por producto/ mercado o en forma de matriz. El diseño de la estructura organizativa En cualquier Empresa, la estructura organizativa representa en si mismo una de las funciones básicas de la Organización, estando sujeta por si misma a un necesario desarrollo teórico y práctico que supera con mucho las pretensiones de este epígrafe. Por ello, solamente se introducirán algunas ideas que permitan posicionar su problemática en el contexto de esta obra.
Modo de estructuración: Principios 1. Diseño vertical • Básicos: – Autoridad. – Jerarquía. • Derivados: – Unidad de dirección. Especialización. – Funcionalización. – Departamentalización. – Divisionalización. Coordinación – Normalización-automatismo. 3. Diseño de equilibrio interno Básicos: – Motivación. – Participación. – Información. Comunicación. – Dirección por objetivos. Trabajo en grupo. Ahora bien, Los principios organizativos diseñan la estructura bajo tres perspectivas.
Primero en vertical o atendiendo a la idea de autoridad en la organización y, en consecuencia, al desarrollo e la línea jerárquica o establecimiento de los correspondientes niveles jerárquicos. El mayor o menor número de ellos estará tanto en función del tamaño como de las características de la actividad económica de la empresa, aparte de la influencia de la filosofía y actitud estratégica de la dirección. Segundo en horizontal; respuesta a la mayor o menor aplicación en la organización de la división del trabajo y de la especialización funcional y de las tareas desempeñadas.
Por último, el tercer criterio pretende equilibrar los desarrollos verticales y horizontales de la estructura, cohesionando al grupo humano ara evitar las «distancias» fisicas y psíquicas de los anteriores diseños, cuestión que se puede lograr con una adecuada motivación y, por lo tanto, participación de las personas que componen la organización. A continuación, y en respu ado en el inicio del epígrafe, se van a introduci dos básicos de cada a actuar sobre un grupo de personas. Modernamente la autoridad formal está siendo revisada en favor del concepto de liderazgo. Jerarquía.
Creación de diferentes niveles ordenados donde se desarrolla el principio de autoridad y permite la responsabilidad y el control del flujo de trabajo. Derivados: Unidad de dirección. Existencia en la empresa de una dirección única o de una función empresarial que establece el plan común o los objetivos a seguir. Unidad de mando. Cuando un subordinado solamente depende de un jefe, ante el cual solamente es directamente responsable. Ello significa que aunque una persona tenga relaciones jerárquicas y funcionales con otros directivos, debe predominar en el control de sus tareas la relación de línea jerárquica. ?ngulo de autoridad. Expresa el número de personas que deben depender de un jefe o puesto con autoridad, para que se pueda andar y controlar con la máxima eficiencia y eficacia posibles. Este principio también es conocido por el de la asignación de responsabilidad y capacidad de control del ejecutivo. Delegación. Asignación de la autoridad y responsabilidad a otra persona para llevar a cabo actividades especificas. La delegación, en la práctica, puede ser formal o informal, escrita o no, definitiva o temporal.
El superior no puede delegar la autoridad que no tenga y en última instancia la responsabilidad de la persona tampoco puede delegarse. Descentralización. Distribución de la autoridad o del poder ara tomar decisiones de manera formal y permanente en distintos niveles y funciones de la estructura organizativa. La descentralización puede ser total, parcial o selectiva según funciones y tareas, pero siempre es algo más definitivo y formal que la delegación. selectiva según funciones y tareas, pero siempre es algo más definitivo y formal que la delegación. MARLYN 4. 2.
PRINCIPIOS DE DISENO EN HORIZONTAL División del trabajo. Reparto o división de las tareas en que se puede descomponer una actividad o función entre los miembros que la integran, con el fin de reducir esfuerzos y mejorar la antidad y calidad de los resultados. Especialización. Asignación permanente a cada persona o unidad de una tarea específica, de forma que se haga experta en una sola función. De esta forma se logra mayor destreza en el trabajo individual, un ahorro de tiempo, por lo tanto de coste (experiencia), y una creación de nuevos puestos de trabajo. Funcionalización.
Especialización de los elementos a los objetivos de la organización, a través de la definición de las funciones diferenciadas básicas que desarrollan la actividad económica de la empresa. El sistema (o «aspecto») de la dirección estará ompuesto por un conjunto de funciones específicas. Departamentalización. Agrupación de las tareas y de los elementos especlallzados en áreas orgánicas o departamentos, los cuales coordinan bajo una unidad de mando distintas relaciones de «línea» y de «staff» respecto a una misma actividad (producto, proceso, mercado, cliente o función).
Divisionalización. Agrupación de las tareas y de los elementos especializados en divisiones o unidades autónomas responsables o con poder (descentralización), de todas las funciones básicas y con objetivos propios. Aplicación horizontal de la escentralización operativa que supera los conceptos de función y de departamento. Coordinación. Ordenación armónica de las actividades de la estructura organizativa, entre las personas y uni Coordinación.
Ordenación armonica de las actividades de la estructura organizativa, entre las personas y unidades de un mismo nivel jerárquico o entre distintos relacionados. Normalización-automatismo. Reglas o normas universales o procesos programados de aplicación general para las tareas o los fenómenos repetitivos, con lo que se elimina la acción selectiva o elección del miembro de la organización. . 3. PRINCIPIOS DE DISENO DEL EQUILIBRIO Motivaclón. Actltud personal que se refiere a los impulsos, deseos, necesidades y aspiraciones que justifican determinados esfuerzos o actuaciones.
La motivación es el impulso y esfuerzo para satisfacer una meta. La satisfacción es el resultado ya experimentado. Participación. Grado de contribución y de compromiso en las tareas y en las decisiones que se tienen que desarrollar en la organización. Informaclón. Flujo de datos de orientación conocida o hacia un usuario concreto de la organización. Comunicación. Relación informativa entre dos elementos o ersonas de la organización en la que existe una realimentación o capacidad de intercambio de información.
Dirección por objetivos. Orientación de las personasy de las unidades organizativas hacia los objetivos o metas, de forma que conozcan lo que tienen que realizar en un determinado periodo de tiempo. Realización que servirá para valorar su actuación, influyendo en la remuneración y promoción de las personas participantes. Trabajo en grupo. Forma de organizar y de motivar a las personas para desarrollar las tareas y elaborar las decisiones a través de la actuación en grupo o del tr Ipo.
