By evitar muchos dolores de cabeza. prepárese para delegar efectivamente. Antes de delegar cualquier cosa, usted necesita pensar algunos puntos importantes: 1. Las especificaciones de la tarea o trabajo a delegar y el propósito de la tarea. a. Porque necesita hacerse el trabajo y como le ayudará a sus clientes, la compañía o el equipo. b. Lo que necesita hacerse y lo Delegación efectiva By Peter-Sa Sa I *HaapR 12, 2016 g pages Categoría: administración ¿Alguna vez ha repetido por sí mismo algún trabajo que haya delegado? ?A cuántos de sus subordinados puede confiarles alguna actividad? ¿Se sienten sus subordinados confundidos con as actividades que tienen que desempeñar? El delegar es el asignar efectivamente tareas, responsabilidad y autoridad a otros. O en otras palabras, es la habilidad para hacer las cosas utilizando el trabajo y tiempo de otra gente. La buena delegación le ahorra tiempo, desarrolla su gente, le asegura un sucesor y motiva en general. Mire a su alrededor, aunque usted no sea el jefe, la gente está dispuesta a ayudarle si usted se lo pide de la manera correcta.
La mala delegación le causará frustracion desmotiva, confunde a la otra persona og lleva a cabo la tarea OF9 pase to nut encomendada. Es po sc pena mejorar. Usted podrá afinar s ctividad, pero las sig b d que merece la ue delega una as, le ayudaran a que necesita ser entregado. 2. La experiencia, conocimientos y habilidades de los individuos a quien se les delegará la tarea. 3. Como es que esa persona trabaja a su máximo rendimiento. 4. La carga de trabajo actual de esa persona. 5. Las fechas limite y el tiempo programado, incluyendo: a. Cuanto tiempo requiere la tarea para ser finalizada b.
Si hay que rehacer alguna tarea, ¿hay tiempo para hacerlo? c. Las consecuencias de no entregar el trabajo a tiempo. d. Las prioridades de la tarea a efectuar. Los recursos con que contará esa persona mientras completa . el rabajo . Dependientes del departamento o área b. Dependientes de otros departamentos o áreas Dependientes de fuentes ajenas a la empresa. 7. Sus expectativas o metas para el proyecto o tarea, incluyendo: . Lo que significa desempeño ordinario y extraordinario. b. Que implica tener alguna falla c. Como impactaría una falla en alguien o algo más. 8. Mecanismos apropiados de control del proyecto o tarea. dique cuando deben de hacerse las revisiones y cuando se deben entregar los reportes para asegurarse de que las tareas están realizándose sin problemas. Si usted considera detalladamente estos puntos clave para elegar, encontrará que delegará cada vez con mayor éxito. Nivel de delegación La siguiente herramienta le ayudará a controlar la confianza en la delegación. No todas las actividades se pueden delegar al mismo nivel, sino que existen variaciones y usted sabrá a quien delegar y en qu 2 se pueden delegar al mismo nivel, sino que existen variaciones y usted sabrá a quien delegar y en qué nivel.
A su vez, le servirá para evaluar el desempeño de sus colaboradores y subordinados. Nivel Frase dicha Significado en la delegación «Espera a que te diga», «Haz exactamente lo que te digo» o «Sigue as instrucciones de manera precisa» No hay ninguna libertad de acción en la delegación. 2 «Revisa esto y dime que es lo que opinas. Después yo decido» Esto es pedir cierta investigación y análisis pero no una recomendación. 3 «Dame tu recomendación y tu opinión de los pros y contras. Te dejaré saber si puedes seguir adelante o no» Pedir un análisis y una recomendación, pero usted le revisará antes de la decisión final. «Decide y comunícame tu decisión, pero espera mi aprobación» La otra persona necesita aprobación, pero se le da la confianza de generar y juzgar las alternativas de acción. «Decide y déjame saber cuál es tu decisión, entonces sigue con el plan a menos que yo diga lo contrario» Ahora la otra persona comienza a tomar el control de las acciones. El sutil incremento en la responsabilidad ahorra tiempo. 6 «Decide y llévalo a cabo, pero comunícame lo que has hecho» Ahorra tiempo y le permite una reacción rápida ante decisiones incorrectas. 7 «Decide y llévalo a cabo.
Y más mi revision 3 La mavor libertad que pue persona cuando usted persona cuando usted necesita retener la responsabilidad de la actividad. Un alto grado de confianza es necesario, y usted vigilará la calidad e la actividad después de ser acabado, generalmente semanas o meses después. 8 «Decide que acción se necesita seguir y llévala a cabo. Es tu área de responsabilidad ahora» El grado último de libertad que le puede dar a una persona, y es generalmente utilizado con un cambio formal del rol de una persona. Es la delegación de una responsabilidad estratégica.
Esto significa delegar parte de su trabajo, no solo una actividad o proyecto. Usted podrá utilizar este último nivel de delegación cuando necesite desarrollar a un sucesor por ejemplo. Si alguien ha hecho un buen trabajo, déjeselo saber. Una ecompensa adecuada le ayudará a construir auto-confianza y eficiencia en sus colaboradores y se desempeñaran mejor la siguiente vez que hagan un trabajo para usted. Finalmente, recuerde que no hay tal cosa como el éxito solitario. Cuando usted incluye y reconoce a todos en su equipo, usted se impulsa a sí mismo, a sus colegas y colaboradores a alturas más altas.
Seis pasos para la delegación efectiva Por el Lic. Alejandro Wald Para delegar en forma efectiva en su trabajo con los demás, hay seis pasos que usted puede tomar. Si usted no toma alguno de estos pasos, corre el riesgo de una mala comunicación, de malos ntendidos, desmoralización y bajo desempeño. Paso 1: Haga coincidir la persona con la tarea Una de las m 4DF9 desmoralización y bajo desempeño. paso 1: Haga coincidir la persona con la tarea Una de las mayores pérdidas de tiempo en el mundo es la delegación de una tarea en la persona equivocada.
Habitualmente esto ocurre cuando la tarea es delegada en una persona que no es capaz de hacer el gtrabajo adecuadamente, o en el tiempo acordado. Paso 2: Acordar en lo que debe hacerse Una vez que usted ha seleccionado a la persona correcta para el trabajo, tómese el tiempo para discutir el trabajo con la persona acordar sobre lo que debe hacerse. Cuanto más tiempo usted se toma para esta conversación sobre el resultado final, más hace para clarificar y más rápido el trabajo va a ser realizado una vez que la persona comience a hacerlo.
Paso 3: Explique cómo debe hacerse el trabajo Explique a la persona su enfoque o método preferido para hacer el trabajo. Explique cómo le gustarla ver el trabajo hecho, y cómo usted o alguna otra persona lo hizo en el pasado. Paso 4: Haga que su colaborador repita sus instrucciones Pida a la persona que reformule sus instrucciones en sus propias palabras. Pídale que le explique lo que usted le acaba de decir y lo que han acordado. Esta es la forma en la que usted puede estar seguro que la otra persona entiende la tarea que usted le ha delegado.
Paso 5: Fije un plazo Fije un plazo y un calendario para completar la tarea. Al mismo tiempo, acuerde los momentos de reporte y control. Invite al colaborador a que exprese su opinión y sus 5 momentos de reporte y control. Invite al colaborador a que exprese su opinión y sus preguntas en todo momento, especialmente si se encuentra con problemas o demoras. Paso 6: Dirija por excepción Dirigir por excepción es una excelente herramienta para la dministración del tiempo que usted puede utilizar para trabajar de manera más eficiente con otras personas.
Si la tarea está encaminada y en calendario, dirigir por excepción significa que la persona no tiene que informarle. Si usted no escucha acerca de la persona, usted puede asumir que todo está yendo bien. El individuo solamente tiene que informarle si ocurre una excepción y existe un problema para tener el trabajo hecho a tiempo, con el nivel de calidad acordado. DELEGACIÓN EFECTIVA La definición de delegar es traspasar de una persona a otra la potestad de decidir que tiene por su cargo para que haga unas areas o conferirle su representación.
Con estos tendremos el proceso que nos va a permitir conferir a un colaborador el encargo de realizar una tarea, concediéndole la autoridad y libertad necesarias. La delegación implica al mismo tiempo la obligación de rendición de cuentas al superior de las tareas que han sido delegadas. Las principales ventajas de la delegación son: – Nos va a ahorrar tiempo y gestión en nuestro trabajo diario. – Potencia nuestras capacidades gerenciales, ya que el saber delegar va a diferenciar a las personas con madera de directivos y a los que no. – Reduce considerablement a a diferenciar a las personas con madera de directivos y a los que no. Reduce considerablemente costes a nuestra organización (ya que el gerente puede dedicarse a otras funciones más acordes a su puesto). – Conseguimos aumentar la participación del resto de la plantilla. – Incrementamos la motivación de ciertos subordinados, al confiar en las personas mas validas, ciertas funciones que conllevan responsabilidad para ellos. La principal desventaja de la delegación es la siguiente que paso a detallar: – La mala delegación puede llevarnos al fracaso, y hacernos pensar que estamos perdiendo autoridad o dar la impresión de ue no confiamos en nuestros subordinados o compañeros.
Para que la delegación sea efectiva, debemos tener muy en cuenta los siguientes aspectos, si queremos conseguir el efecto positivo de la misma: – Saber establecer claramente la tarea a realizar, los objetivos que queremos conseguir, plazos con los que cuenta y autoridad que cedemos a la persona en la cual delegamos. – Conseguir la aceptación voluntaria de la persona a la que cedemos funciones o responsabilidades, ya que este tipo de trabajos delegados no forman parte del conjunto de tareas del puesto de trabajo del empleado en el cual delegamos.
Tenemos que supervisar la tarea delegada según sea su importancia y dificultad al final de la misma o durante su proceso en diferentes etapas. Muchas veces, las personas que tenemos que delegar, tenemos dudas sobre si la forma en la etapas. dudas sobre si la forma en la que delegamos es la correcta, y para saberlo, va bien hacerse las siguientes preguntas, para poder valorar objetivamente la calidad de nuestra delegación: ¿Nos llevamos trabajo habitualmente a casa? ?Trabajamos muchas más horas que nuestros colaboradores o compañeros? ¿Dedicamos gran parte de nuestro tiempo a preparar para los emás los que podrían hacer ellos mismos? Cuando volvemos a nuestra oficina tras una ausencia, ¿Nos encuentra la bandeja de entrada demasiado llena? ¿Seguimos realizando actividades y resolviendo problemas que teníamos antes de nuestro último ascenso de puesto? ¿Nos interrumpen a menudo con consultas y encargos sobre proyectos en marcha y trabajos que ya hemos asignado a colaboradores? ?Gastamos nuestro tiempo en tareas rutinarias que otros podrían resolver? ¿Nos entusiasma mantener el control sobre todos los temas? ¿Siempre se nos echan encima los plazos establecidos para cumplir las tareas? Si la respuesta a la gran mayoría de las preguntas han sido afirmativas, tengo malas noticias, ya que tus aptitudes para delegar son nefastas, y confundes la delegación con la supervisión de tareas que encargas a otros dándoles todas las directrices a seguir, y lo único que estamos consiguiendo es quemar a tus colaboradores.
No tenemos que olvidar que el que cedamos tareas nuestras a otras personas en la que tenemos plena confianza, consiste e 8 que el que cedamos tareas nuestras a otras personas en la que tenemos plena confianza, consiste en traspasar a estos la autoridad y responsabilidad para desarrollar ciertos trabajos con otal libertad. La satisfacción de la misma implica, que aquellos en los que delegamos ciertas tareas nos han demostrado que, saben lo que se han de conseguir, quieren lograrlo, tienen medios para hacerlo y capacidad para conseguirlo.
Además con la delegación vamos a conseguir diferenciar quienes son las personas en las que podemos confiar y en cuales no, ya que todas alguna vez hemos confiado en la persona equivocada, por que a veces los mas cercano o con los que más relación personal tenemos no son para nada los mas adecuadas para encomendar estas tareas tan importantes.
Tenemos que plantearnos que muchos directivos de bastantes empresas españolas tienen a su alrededor un cuello de botella por no saber delegar, y toman decisiones cuando ya es demasiado tarde, y no por culpa de sus colaboradores, sino por su mala gestión, ya que muchas veces sus subordinados les envían las cosas con suficiente plazo, pero ellos por exceso de carga de trabajo no llegan a todo, pero aun así se niegan a delegar. Así que pido por favor que nos tomemos en serio esto, por que no solucionar este tipo de errores en nuestros responsables, puede conllevar al fracaso de muchas organizaciones. g
