By Curso Técnica presupuestal en la empresa Sy Alexguapol lautlo $espansl 14, 2016 58 pases El presupuesto DE-FINICIÓN Y GENERALIDADES A) Etimolog[a y Concepto Para comenzar definiremos la palabra «presupuesto», la cual se compone de dos raíces latinas: «Pre», que significa antes de o delante de, y «Supuesto», que significa hecho o formado; Por lo tanto, etimológicamente Pre-supuesto significa «antes de lo hecho o formado» Ahora bien, en el uso común que se da a «presupuesto», se entiende como: un pl en términos financie orsa entidad, con objetivo omijn para un periodo futu analizarla de la siguie do, expresado ecursos de una : ia reas de la empresa Inición podemos presupuesto debe comprender los lineamientos que a continuación se mencionan: Plan: se entiende como tal al conjunto de actividades programadas anticipadamente, de tal manera que va a expresar lo que la administración tratará de realizar para la consecución de un fin. El presupuesto es integrador porque toma en cuenta todas las áreas y actividades de la empresa como un todo, de tal modo que va a contribuir con el objetivo global de la misma. Es coordinado porque los planes de la entidad deben ser preparados conjuntamente y en armonía para que el presupuesto enga sentido; es decir, que el todo sea igual a la suma de sus partes.
Contendrá términos financieros, lo que significa que el plan debe ser expresado en unidades monetarias tomando en cuenta todas las afectaciones económicas de la entidad. realiza la empresa, las cuales se van a traducir en los ingresos que se obtendrán, así como todos los gastos que se van a generar. Además hará referencia a los recursos, que son todos aquellos factores necesarios que la entidad exige para poder llevar a cabo sus operaciones, y así cumplir con sus objetivos, que son las metas a alcanzar por la propia empresa. El presupuesto abarcará un período futuro determinado, al cual tendrán que adaptarse todas las actividades para poder cumplir con los objetivos. B) Características Generales.
Las caracteristicas generales de los presupuestos son tres: 1) Formulación a) Que se adapte a la entidad; es decir, debe de ir en función directa con las características de la empresa, considerando todas las áreas de responsabilidad y adaptándose a la mecánica contable de la misma, para que se puedan evaluar los resultados mediante el análisis de variaciones o desviaciones y corregirlas o aprovecharlas, en caso de ser favorables. ) Planeacion, coordinación y control de funciones, es decir, se debe partir de un plan con una proyección futura, tomando en cuenta no sólo las situaciones favorables sino también las desfavorables, encamnándolo hacia un objetivo. Es necesario coordinar y controlar todas las funciones para lograr la meta, y establecer formatos suficientemente claros para evitar malas interpretaciones. ) Los presupuestos deben ser elaborados en condiciones de poder ser alcanzables. 2) Presentación. Los presupuestos, al ser considerados como una herramienta de control y de ayuda de decisiones, deben de cumplir con principios ontables a fin de que tengan sentido y estén apegados a la realidad, siendo los más 2 8 principios contables a fin de que tengan sentido y estén apegados a la realidad, siendo los más importantes los siguientes: Entidad: «La actividad económica es realizada por entidades identificables, las que constituyen combinaciones de recursos humanos, naturales y capital, coordinados por una autoridad que toma decisiones encaminadas a la consecución de los fines de la entidad».
Por lo tanto, los presupuestos van a considerar a la empresa que persigue fines económicos particulares e ndependiente a otras empresas, y sólo mostrarán las actividades que realizará en el futuro tomando en cuenta sus derechos, obligaciones, bienes y valores, independientemente de las de sus propietarios. período Contable: «La necesidad de conocer los resultados de operación y la situación financiera de la entidad, que tiene una existencia continua, obliga a dividir su vida en periodos convencionales. Las operaciones y eventos así como sus efectos derivados, susceptibles de ser cuantificados, se identifican con el periodo en que ocurren; por lo tanto, cualquier información contable debe de indicar claramente el periodo a que se refiere. En términos generales, los costos y gastos deben identificarse con el ingreso que originaron, independientemente de la fecha en que se paguen».
Extrapolado a los presupuestos, esto significa que se deberán mostrar las operaciones y eventos que se realizarán en el futuro, indicando el período al que se refieren, identificando los costos y los gastos con los ingresos que van a originar. Revelación Suficiente: «‘La información contable presentada en los estados financieros debe contener en forma clara y comprensible todo lo necesario 58 los estados financieros debe contener en forma clara y omprensible todo lo necesario para juzgar los resultados de operación y la situación financiera de la entidad». Así, la información en los presupuestos debe contener todo lo necesario para juzgar sobre las operaciones futuras. Consistencia: «Los usos de la información contable requieren que se sigan procedimientos de cuantificación que permanezcan en el tiempo.
La información contable debe ser obtenida mediante la aplicación de los mismos principios y reglas particulares de cuantificación para, mediante la comparación de los estados financieros de la entidad, conocer su evolución y, mediante a comparacion con estados de otras entidades económicas, conocer su posiclón relatlva’ 3) Aplicación. Los presupuestos deben elaborarse con flexibilidad y criterio debido a los cambios que surgen en el entorno de la empresa, tales como fluctuaciones del mercado, disposiciones legales, etc Es necesario que los presupuestos acepten cambios, para que así se apeguen más a la realidad. Objetivos de los presupuestos Los objetivos de los presupuestos se clasifican de acuerdo a las etapas del Proceso Administrativo, en la forma siguiente: 1) Previsión.
El objetivo de previsión consiste en tener todos los elementos ecesarios para poder elaborar y llevar a cabo el presupuesto. 2) Planeación. El objetivo de Planeación se traduce en la correcta elaboración del presupuesto, que dependerá de la información que se tenga proveniente de estimaciones, las cuales se obtienen en base a hechos históncos y de todo aquello que se realizará, para que con el apoyo de las experiencias anteriores, puedan proyectarse los po 40F 58 que se realizará, para que con el apoyo de las experiencias anteriores, puedan proyectarse los posibles resultados a futuro. Por lo tanto, debe hacerse una sistematización y unificación e las actividades, las cuales deben ser acordes con las metas empresariales. 3) Organización.
Una vez establecidos los objetivos generales de la empresa, se agrupan las actividades por departamentos. Estos tendrán que elaborar sus propios presupuestos auxiliares, para que en base a ellos se lleve a cabo el presupuesto principal, haciendo notar que los auxiliares deben estar coordinados para así lograr un perfecto ensamble de todas las funciones que realiza la empresa. 4) Integración. Este objetivo persigue compaginar todas las funciones de la empresa para evitar que existan malos entendidos y así lograr los ines de la entidad. 5) Dirección. El objetivo de Dirección ayuda a no desviarse de las polticas a seguir, y a la vez da una vision conjunta de las actividades de la empresa para facilitar la toma de decisiones. 6) Control.
La acclón controladora del presupuesto consiste en comparar los resultados obtenidos contra lo planeado. Así se determinarán las variaciones o desviaciones ocurridas, las cuales se analizarán para tomar las medidas necesarias para corregirlas y aprovecharlas, según sea el caso Tipos de presupuestos Existen diferentes tipos de presupuestos, los cuales van a tener iertas caracteristicas especificas, en base a las cuales se van a formar ocho grupos: 1) Según la Entidad. a) Públicos: Son realizados por el Gobierno y Empresas Descentralizadas para controlar los ingresos y egresos que realizan las diferentes dependencias. Este tipo de presupue s 8 controlar los ingresos y egresos que realizan las diferentes dependencias.
Este tipo de presupuestos se elabora en base a los gastos, ya que primero se hace una estimación de las erogaciones que se llevarán a cabo para satisfacer las necesldades públicas, y después se planea como cubrirlas. b) Privados: Son los que utilizan las empresas particulares, que rimero estiman sus ingresos para poder predeterminar su aplicación. Por lo tanto, la diferencia entre ambos presupuestos está en la finalidad que ambos tipos de entidades persiguen. Las entidades privadas buscan como fin primordial la obtención de utilidades al tiempo que se proporciona un bien a la sociedad, mediante un uso apropiado de los recursos económcos. Las entidades gubernamentales buscan fundamentalmente satisfacer las necesidades públicas de la mejor manera con el fin de lograr una estabilidad económica. 2) Por su Contenido. ) Principales: Son una especie de resumen en donde se resentan los puntos medulares que componen los elementos de la empresa b) Auxiliares: Muestran las operaciones estimadas de cada uno de los departamentos que conforman la empresa. Son una parte del presupuesto principal. 3) por su Forma. a) Flexibles: Son aquellos que anticipan posibles variaciones o alternativas y tienen cierta elasticidad por posibles cambios. En este tipo de presupuestos existen diferentes planos de alternativas en caso de que las situaciones previstas cambien. Dichas variaciones se expresan fijando porcentajes de acuerdo a una base determinada. b) Fijos: Son aquellos presupuestos que permanecen iguales urante el período presupuestal, es decir, no se prevén las variaciones por posibles 6 8 iguales durante el período presupuestal, es decir, no se prevén las variaciones por posibles cambios.
Sin embargo, esto no quiere decir que no se tengan que revisar periódicamente. 4) por su Duraclón. Para determinar el lapso que abarcarán los presupuestos se deberán tomar en cuenta las operaciones que realice cada entidad. Pueden ser: a) A corto plazo, si el ciclo de operación abarca un año o menos. b) A largo plazo, los cuales se elaboran para más de un año. 5) Según la técnica de valuación. Conforme a este criterio los presupuestos se consideran: a) Estimados: Son aquellos que se formulan en base a experiencias del pasado, es decir empíricamente, por lo que existe una probabilidad más o menos razonable de que suceda lo que se planeó. ) Estándar: Estos presupuestos se elaboran sobre bases científicas mediante estudios estadísticos, por lo que reducen el porcentaje de error, y representan los resultados que se deben obtener. 6) Por su Reflejo en los Estados Financieros. a) De Posición Financiera: En ellos se muestra la situación financiera que tendrá la empresa en el futuro, en caso de que se umpla con lo previsto. b) De Resultados: Este presupuesto va a mostrar las utilidades a obtener en caso de que se cumplan las condiciones previstas. c) De Costos: Reflejan, para un período futuro, las erogaciones que se van a efectuar. Para su preparación se toman como base los pronósticos de ventas. ) Por las Finalidades que Pretende. a) De Promoción: Este tipo de presupuesto viene siendo una forma de proyecto financiero y de expansión. Se elabora en base a los ingresos y egresos que se llevarán a cabo en el período presupuestal. b) De Aplicación: Son p los ingresos y egresos que se llevarán a cabo en el período ) De Aplicación: Son presupuestos que muestran la distribución que tendrán los recursos con que cuenta la empresa. Generalmente se elaboran para solicitar un crédito. c) por Programas: Los presupuestos determinan los gastos en los que van a incurrir los departamentos en base a las actividades que llevarán a cabo para cumplir con su programa.
Estas erogaciones se dividen en: Gastos de funcionamiento, es decir, aquellas erogaciones necesarias para cumplir con una función mediante la fijación de metas, y para cuya realización se emplearán tanto recursos materiales como humanos y financieros. Gastos de inversión, aquellas erogaciones que se van a realizar para aumentar la capacidad operativa de la empresa. Este tipo de presupuestos es utilizado generalmente por el sector público, como una herramienta de planificación y control. Esto se debe a que el gobierno está dividido en secretarías de acuerdo a las funciones que realiza, y así cada una de ellas determinará cuáles serán las erogaciones que tendrán durante el aho siguiente. ) Base Cero: Este tipo de presupuestos evalúa cada año los programas y gastos que llevará a cabo la entidad, sin tomar en consideración las experiencias pasadas. ara su elaboración se procede como sigue: – Identificación y análisis de las actividades que realiza la empresa, y las nuevas a realizar, en Paquetes de Decisión (documento que Identifica y describe una actividad especifica). – Evaluación de paquetes de decisión por medio de la relación costo-beneficio. Asignación de los recursos conforme a los puntos anteriores. 8) De Trabajo. En esta 58 – Asignación de los recursos conforme a los puntos anteriores. En esta clasificación los presupuestos llevan una relación, ya que primero se harán los Presupuestos Parciales, elaborados por cada departamento.
En base a ellos se preparan los Presupuestos Previos, que reciben este nombre porque están sujetos a estudio, es decir, se revisan para ver si están bien o si existen algún error o posibles discrepancias, que deben ser corregidos antes de ser aprobados para dar lugar al Presupuesto Definitivo, en base al cual se van a coordinar y controlar las actividades futuras del negocio. Es importante tener en cuenta que las previsiones auxillan al director de la empresa o al departamento correspondiente, puesto que por ellas, aún cuando sea aproximadamente, es posible conocer necesidades secundarias, dificultades a afrontar medios de los que se dispondrá para resolver los problemas que se presenten en la empresa. En consecuencia, la confección de presupuestos es muy importante en la administración de cualquier negociación.
Algunas empresas sólo presupuestan ventas, niveles de existencias y compras, pero es deseable un programa total de planificación y control de utilidades que se extienda a todas las fases de las operaciones, pues en tales casos los diversos presupuestos parciales, como lo son de ventas, existencia de mercancías, compras, gastos, efectivo, etc. , se resumen en Estado e Pérdidas y Ganancias, Balance General y Estado de Cambios en la Situación Financiera. Un plan realista de utilidades constituye una de las funciones principales de la dirección en las compañías. En todas las sltuaciones, un sist situaciones, un sistema de control debe basarse necesariamente en informes de resultados que proporcionen un reporte continuo de las operaciones.
Del control de dichas operaciones se hablará más adelante. Los presupuestos, por su naturaleza, deben ser flexibles, en virtud de que están basados en estimaciones de acontecimientos futuros, de realización pronosticable, pero incierta por estar ujetos a variaciones en volúmenes y cambios de métodos operativos, o bien por cambios en los factores externos a la empresa. Se debe entender que las bases del presupuesto deben ser fehacientes, ya que las cifras presupuestadas deben fundarse en estudios, investigaciones y conclusiones lógicas, pues es indiscutible que el correcto aspecto presupuestal constituye una de las mejores herramientas de control para el hombre de negocios que lo sabe utilizar.
Elaboración del presupuesto La planeación permite determinar lo que va a hacerse, mediante el estudio de diversas alternativas para conseguir un objetivo, a in de seleccionar la más conveniente y establecer estrategias que aseguren resultados. Esta actividad pretende predecir el futuro para evitar el desperdicio de tiempo y de recursos, orientando las acciones a solucionar problemas con la anticipación requerida. La planeación se va a regir por ciertos principios que se mencionan a continuación, los cuales se asemejan a los principios del control presupuestal que veremos más adelante. Si bien éstos no son obligatorios, ciertamente favorecen la eficiencia del proceso. 1) principio de la unidad. Este principio nos dice que debe de existir una coordinación
