Cómo Hacer Una Buena Presentación Oral

VOI. 60 – NO 2 – 2007 ¿COMO HACER UNA BUENA PRESENTACION ORAL?

GUÍA PARA SU REALIZACIÓN GAITORNO, FEDERICO INTRODUCCION Figura 1 La presentación oral es la forma de comunicación que suele emplearse para los diversos eventos científicos que se desarrollan en un congreso médi conferencia o una m Es muy importante q con material visual c PACE oris o por ejemplo una se acompañen transparencias, diapositivas digitales, presentaciones en rotafolios, proyecciones, etc, en particular porque cuando el disertante le habla a su audiencia estimula únicamente el lado izquierdo del cerebro e quienes lo escuchan; por el contrario, si sólo presenta el material visual estimula el lado derecho del cerebro.

Pero cuando combina la explicación oral con el material visual, ambos hemisferios cerebrales son estimulados y se logra un efecto de aprendizaje mucho más potente(l). Lamentablemente es bastante frecuente que en algunos congresos o eventos científicos se encuentren presentaciones muy pobres, mal diseñadas, o con defectos, que a veces perjudican su contenido interesante Organización de la oresentación aproximada de asistentes que se espera tener. 3. – La duración de su conferencia (30-40-45 minutos) o de u relato en la mesa redonda o en el simposio (10-15 minutos) 4. La fecha y hora de su presentación (durante la mañana, después del almuerzo, o a última hora de la tarde) 5. – Tamaño del salón en que hará su exposición 6. – Equipamiento disponible para la proyección del material audiovisual (proyector de diapositivas, retroproyector, computadora y proyector multimedia, puntero, micrófono, etc) Generalmente, en este tipo de exposición el disertante reune, analiza, discute y sintetiza los últimos conocimientos sobre un tema, con un propósito de revisión o puesta al día. Figura 1) 82 Director sección de cirugia endoscópica SVC 1) Defina un unico tema central y concéntrese en él; esto evitará que se disperse en otros aspectos secundarios que le impidan profundizar en aquello que es relevante. 2) Tome nota de las ideas que le vayan surgiendo y decida qué conceptos presentará como material visual y qué explicaciones expondré oralmente, coordinando ambas. 3) Es conveniente escribir un guión, dividido en tres grandes secciones: introducción, núcleo y recapitulación.

En la introducción explique brevemente cual es el tema de su exposición y su importancia; dedíquele 10-20 % del tiempo. El núcleo es el cuerpo principal de su exposiclón y puede dividirlo en apartados, cada uno de ellos con su propio titulo; dedíquele 60-80 % del tiempo. GATTORNO, FEDERICO L. 2 OF En la recapitulación resuma los aspectos más importantes de su exposición, ya que cierta redundancia es útil para fijar una idea; dedíquele 10-20 % del tiempo. ) Evite el exceso de datos numéricos, porque hacen perder el hilo de la narración, además muchas citas numéricas no se aprecian bien desde lejos y confunden; tampoco se exceda en la mención de referencias bibliográficas que, de ser imprescindibles, pueden mprmlrse en una hoja para su distribución al final de su conferencia. 5) Utilice un vocabulario culto pero sin metáforas, símiles, ironías u otros recursos literarios. Recuerde que la lengua formal se caracteriza por la claridad, precisión, concisión, propiedad, sencillez y cortesía. ) Con respecto a las palabras en otro idioma, hay términos que se han impuesto en su lengua original y deben usarse en ese idioma (marketing; software, etc). Sin embargo, cuando existe un término aceptado en español, debe usar éste. Si necesariamente necesita utilizar un término o varias palabras en otro idioma, por favor explíquelo a la udiencia; evite utilizar sus diapositivas o láminas escritas en otro idioma. Rev Venez Cir na manera sustituyen el trabajo de un diseñador.

Además, en la actualidad existen programas de computadora para el diseño de diapositivas, como el PowerPoint de Microsoft (Redmon WA, Estados Unidos), otros como: Persuasión (Adobe) Harvard Graphics, que faci a, ya que permiten obtener tener demasiados conocimientos de diseño o de informática, disponen de poderosas funciones para elaborar documentos multlmedla (texto, imágenes visuales, sonido, inserción de videos, fotos) y se pueden vincular con archivos rabados en otros programas o en Internet.

Ventajas adicionales son su bajo costo, su capacidad de actualización permanente y su facilidad de transportación(1 9). En Internet se pueden encontrar manuales y gulas para aprender a utilizar estos programas(20). Las diapositivas sobrecargadas de información son la principal causa de fracaso de una exposición. Hay dos reglas de oro para ellas: legibilidad y simplicidad. 9) Practique su exposición en privado varias veces, hasta que adquiera seguridad.

Haga los ajustes necesarios tanto en el material visual como en sus comentarios, hasta lograr la duracion correcta; i puede hacerlo en 1-2 minutos menos de lo indicado, mejor. 1) Las diapositivas de una presentación oral pueden contener información de tres tipos: a) texto b) tablas c) ilustraciones (gráficos, diagramas o fotografías). 2) Diversos autores consideran que la descripción de una diapositiva nunca dura menos de 30 segundos y no debe exceder los 3 minutos(2-8-1 5).

En términos generales se recomienda calcular aproximadamente 7-8 diapositivas para una presentación de 10 mlnutos en una mesa redonda y de 28-32 diapositivas para una conferencia de 40 minutos. 10) Ensaye su presentación ante un grupo de colegas, por jemplo sus compañeros de la cátedra. Recibirá comentarios cr[ticos muy cer los últimos ai de la escuela o de la cátedra. Recibirá comentarios criticos muy útiles para hacer los últimos ajustes, anticipar preguntas de la audiencia y ganar mayor confianza(2). ) En lo que respecta al fondo y los colores de las diapositivas, hay acuerdo en que el mejor contraste se consigue con diapositivas en fondo azul y caracteres blancos o amarillos, o en su defecto fondo negro y caracteres blancos(2). Material visual Aunque podr(amos decir que las distintas organizaciones en algunas oportunidades cuentan con los servicios de profesionales el diseño para ayudar a los disertantes en la preparacion del material visual, en la práctica habitual (aún en países de mayor desarrollo) es que cada disertante prepara sus propias diapositivas.

Aunque Johns(18), recomienda intentar otros colores para el fondo, Daffner(15) considera que el fondo en color verde, rojo o anaranjado no se ve bien, lo mismo que las letras en color fucsia. por su parte Bellamy(16) recomienda no usar más de cuatro colores en una misma diapositiva. 7) Si utiliza una abreviatura o un acrónimo, aclárelo la primera vez que lo utiliza. 8) Tenga todo listo por lo menos dos semanas antes de la resentación. ésto a veces es difícil, pero es lo ideal) Las Indicaciones que se incluyen a continuación se basan en las recomendaciones de diversos autores (2-18), pero de ningu- Los programas de computación antes mencionados ofrecen diversas opciones preesta s de elegir y que han tomado en cuenta estas re en cuenta estas recomendaciones. 83 vol. 60- NO 2 – 2007 4) Las diapositivas deben orientarse en sentido horizontal, ya que el formato vertical suele exceder la altura de las pantallas de proyección. ) Cada diapositiva debe tener un título, que en lo posible no sobrepase el renglón. El título debe separarse del texto con na línea horizontal delgada. Debemos hacer una consideración especial en este punto, ya que algunas personas que utilizan diapositivas en fotografía, toman dicha foto directamente de la pantalla del monitor; algunos monitores posee cierta curvatura son planos del todo) y el utilizar una línea horizontal destaca la curva del monitor, evidenciándose que esta diapositiva se tomó con esa técnica, lo cual es un defecto. ) En las diapositivas de texto, éste no debe expresarse en oraciones o párrafos, sino en palabras claves o frases cortas. Dado que la diapositiva es un complemento de la exposición ral, (no una lectura de un texto escrito y transcrito) su propósito es llamar la atención sobre cada uno de los conceptos que el disertante describe o ampl[a oralmente. 7) El texto no debe exceder 6-8 líneas de no más de 4550 caracteres cada una. Entre una línea y otra debe haber por lo menos un renglón en blanco o suficiente espacio para evitar el amontonamiento de palabras. Flgura 2) Figura 2 Demasiado texto, párrafos labras claves o frases cortas, letras pequeñas y s tre líneas. entre líneas. Resulta difícil de leer, a pesar de la viñeta En el programa PowerPoint está predefinido el tipo de letra Times New Roman, con tamaño 44 para el título y 32 para el texto. Bellamy(1 6) considera que el tamaño mínimo debe ser 24. 1) Cada línea debe marcarse con una viñeta, para darle más claridad. Si los conceptos mantienen un orden secuencial, por ejemplo los pasos a seguir en una técnica, en vez de usar la viñeta, conviene numerarlos. ) Tanto el titulo como el texto deben escribirse alternando mayúsculas y minúsculas, porque esto facilita la lectura. En español se escriben con mayúscula la inicial de la prmera palabra cada línea, la inicial de cada palabra en los nombres propios y odas las letras de siglas y acrónimos. Título y texto divididos por una línea delgada, texto en siete líneas con viñeta y letras grandes, suficiente espacio entre líneas 84 3) La puesta de relieve debe limitarse a conceptos nuevos o muy relevantes, que realmente justifiquen el énfasis.

Por un lado, el abuso de la puesta de relieve produce justamente el efecto contrario, ya que el público deja de poner atención en aquello que está resaltado; por otro lado, puede interpretarse como una subestimación irrespetuosa de la audiencia. Para poner de relieve un término, utilice letras de mayor tamaño, o bien negrita o ursiva, o de color diferente, pero no cambie el tipo de letra. 4) Utilice símbolos y abreviaturas estándares. Si esto no es posible, aclare la abreviatura la primera vez que aparezca en su abreviatura la primera vez que aparezca en su GATTORNO, FEDERICO L serie de diapositivas.

No abuse de las abreviaturas. 5) Evite reproducir tablas y figuras copiados de libros y revistas. Esta práctica tiene dos inconvenientes: a) es un material que requiere permiso por escrito del autor y de la editorial para poder usarlo y b) el tamaño de letra y el formato de impresión que resultan adecuados para el libro o la revista no lo son para una iapositiva. 6) Los números resultan más claros si se presentan tabularmente. Una tabla no debe contener más de 3-4 columnas con 3-4 filas.

Si debe presentar más datos, divida la tabla en 2-3 diapositivas, pero no más, ya que los números cansan a la audiencia 7) Si la diapositiva contiene un gráfico, tenga en cuenta lo siguiente: a) el gráfico de barras no debe exceder 8 barras simples 0 4 pares de barras; b) una diapositiva no debe contener más de dos gráficos de sector o torta y c) el gráfico de líneas no debe exceder 3-4 curvas. En los gráficos de sector siempre se debe Indicar el número otal absoluto.

En los gráficos de línea, la línea sólida o cerrada suele coincidir con puntos rellenos y la línea intermitente o abierta con puntos sin rellenar. Cuando se diseñan los gráficos es necesario que los rótulos sean de un tamaño suficientemente grande, para soportar una posible reducción al convertirlo en diapositiva. 8) Si la ilustración es una fotografía, ésta debe ser nítida, en blanco y negro o en color, con un título que la identifique. Si la imagen es un archivo digital, conviene grabarla en un form la identifique. Si la imagen es un archivo digital, conviene grabarla n un formato TIFF o JPEG.

El primero tiene más nitidez, pero ocupa tanto espacio de memoria que a veces sobrepasa un disquete, mientras que el segundo tiene una nitidez aceptable y ocupa poco espacio de memona. EXPOSICIÓN Si su presentación oral se acompaña de diapositivas, es una presentacion audiovisual. El componente audio será su propia voz, mientras que el componente visual serán las diapositivas. Todos los presentes, sin excepción, deben escuchar y ver correctamente la totalidad de la exposición, cualquiera sea su ubicación en el salón. La distancia entre la pantalla y la última fila de la audiencia o debe exceder seis veces el ancho de la pantalla.

Los lentes de un retroproyector no son tan potentes como los del proyector de diapositivas o los del proyector multimedia, por lo tanto no es útil en salas demasiado grandes. No debe leer el texto de su exposición. La comunicación oral tiene sus propios canales, distintos a los de la comunicación escrita. En general, una conferencia leída produce aburrimiento, distracción y hasta sueño en el público. De modo que debe hablarle a la audiencia. Algunas consideraciones prácticas: 1) Hable despacio, tranquilo y con voz clara. Use frases cortas. Respire y deténgase en alguna pausa.

Si su voz no se escucha bien o SI el local es grande, conviene que utilice un micrófono, en lo posible corbatero, porque de esta manera tendrá las manos libres para usar el puntero. 2) Para describir las diapositivas, póngase de pie, sin o 2) Para describir las diapositivas, pongase de pie, sin obstaculizar la visión. Si describe las diapositivas desde su asiento dará una impresión de desgano o falta de interés. Evite moverse de un lado para otro y no se exceda en sus gestos. Mire a la audiencia para que ésta sienta que usted se está dirigiendo a ella. No comience con una diapositiva, sino con una frase introductoria como «Quiero agradecer a los organizadores su invitación para participar en este evento… ahora si vemos la primera diapositiva». Esto hará que la audiencia fije la atención en usted y siga sus indicaciones. 4) Un toque de humor, sobre todo al principio de la exposición, puede ayudar a romper el hielo con la audiencia, pero no abuse de este recurso, porque su exposición perderé seriedad. Daffner (15) es muy severo en este sentido cuando afirma que la audiencia paga por escuchar una disertación científica y no una comedia. Cuando describa una diapositiva textual, lea cada frase y a continuación amplíe la información oralmente. Antes de pasar a la siguiente línea, haga una pausa contando mentalmente hasta dos. Si usa números en lugar de viñetas, menciónelos en orden, por ejemplo «en el punto 2.. «. De esta forma la audiencia no se dispersará y mantendrá la atención tanto en la diapositiva como en su exposición. 6) Cuando presente una tabla, comience por describir las columnas y las filas, luego siga con los datos y el resto de su descripción. 7) En los gráficos, explique primero los ejes: «en el eje horizontal tenemos los meses y