By Ciclo de transaccion gy Robertochacaj 110R5pR 17, 2011 23 pagos Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Auditor[a Lic. Julio Cesar Montes Auditoria AUDITORIA POR CICLOS DE TRANSACCIONES Integrantes: No trabajo 9518262 Irma Lissette Estrada Morales 9715297 Mildred Carina Castillo Ortega 20081 8155 Juan Roberto Chacaj Soc 200920847 Mónica Guísela de León Galindo 200912600 Doris Carolina Ismalej Ajcot 200912971 Reyna Maria soyos suret 200912712 sandra Michelle Rodríguez García 200914595 Elin Paola Adjvix Flores 200912809 Erick Jeovani
Gómez Pérez 200913398 Roberto Orlando Misteco Pérez Salón 315 Edificio S3 Jornada Fin de Semana Guatemala, 02 de octubre de 2011 Universidad de San INDICE Tema Pág. Introducción . los PACE 1 or2B to View nut*ge la Auditoria por ciclos de Transacciones Definición Ciclos, Transacciones y Hechos Económicos……. Estudio y Evaluacion de la Estructura del Control Interno — Principales Tipos de Ciclos de Transacciones Enlaces de los Ciclos de Transacción .
Flujo de los Ciclos de Transacción Ciclos de Transacciones Uso de los papeles de Trabajo Marcas de Auditoria e Indices de Referencia aplicables al tema Caso Práctico 4 06 06 08 08 08 13 14 16 21 Conclusiones . . Recomendaciones Bibliograffa Universidad de San Carlos de Guatemala INTRODUCCION El siguiente trabajo es producto de la recopilación de textos, boletines, revistas y de la experiencia en el campo de la auditoria independiente, en la que se ha utilizado el CICLO DE TRANSACCIONES para la revisión de los Estados Financieros.
Este trabajo de investigación tiene el propósito de ayudar al estudiante en el conocimiento del tema y de constituirse en un documento de consulta que el permita dar solución a los problemas que se le plantean en el ejecución de sus trabajo. En este trabajo de Investigaclón incluimos un Caso practico completo para que el estudiante pueda poner en practica la teoría sobre Ciclos de transacciones de Auditoria. 2 OF Carlos de Guatemala AUDITORIA POR CICLOS DE TRANSACCIONES 1. Definiciones: Definición de Ciclo: El concepto de ciclo enfatiza al auditor que la actividad de negocios es un flujo continuo de hechos y transacciones.
Los ciclos se definen para agrupar el flujo de hechos económicos, similares y que se enlazan entre si. Definición de Hechos Económicos: Un hecho económico es un suceso potencial, verdadero y objetivo. Es un acontecimiento reciso. Existen vanas clases de hechos economicos, como son: C Los que involucran intercambio con terceros, Ejemplo: a. Adquisición de recursos a cambio de obligaciones de pago. b. pagos de efectivo para satisfacer obligaclones. c. Distribución de recursos a terceros a cambio de promesas de pagos futuros. d. Recibo de pago de Terceros, por recursos distribuidos.
Los que comprenden Fuerzas o entidades Externas, pero que no comprenden intercambios, ejemplo: a. Cambios en las condiciones económicas del país (recesiones, cambios en los niveles de precios, escases de abastecimiento etc. ) b. Cambios n leyes y regulaciones gubernamentales, incluyendo cambios en leyes y tarifas de impuestos. c. Los llamados «actos de la naturaleza» tales como incendlos e Inundaclones. d. Cambios en los domicilios de proveedores, empleados y clientes. e. Arrendamientos operativos y contratos con fuerza ejecutiva.
Los que involucra Decisiones o transferencias internas de recursos, como: a. Decisiones operativas cambiando precios. b. Transferencias de materias primas a productos en proceso. c. Corrección de errores (ajustes de facturas incorrectas) C] Los que involucra El tiempo, como: a. Acumulación de intereses y epreciaciones. 4 b. Amortización de ga intereses y depreciaciones. 4 b. Amortizaclón de gastos anticipados devengados. Es un postulado de la contabilidad que todos los hechos económicos en que se comprende a la entidad en canjes con terceros, deben reflejarse en sus estados financieros.
Los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, requieren que los hechos económicos que comprenden fuerzas o entidades externas y los hechos económicos internos, también deben reflejarse en los Estados Financieros. Todos los hechos económicos que se reflejan en los estados financieros, deben dentificarse o reconocerse, y deben ser aprobados o autorizados para los cual se requieren pasos adicionales de tramitación y procesamiento tales como: cálculos, clasificación y registro en el mayor y finalmente, los saldos del mayor general.
La transformación de los hechos económicos en estados financieros se logra principalmente por su procedimiento como transacciones que fluyen a través de los sistemas. Definición de Transacciones: Una transacción es un hecho económico al que se le ha reconocido que produce un efecto potencial sobre los estados financieros, se ha presentado en una forma potencial os estados financieros, se ha presentado en una forma en que puede procesarse y ha sido aceptado para procesamiento por uno o mas de los sistemas de registro de la entidad. Un solo hecho económico puede originar varias transacciones. or ejemplo, el embarque de mercancías, que es un hecho económico, puede dar origen a transacciones separadas de facturación, cuentas por cobrar, inventarios costo de ventas. No todos los hechos econ ben reflejarse en los 4 estados financieros de un onvierten en tr hechos económicos que deben reflejarse en los estados financieros de una entidad, se convierten en transacciones y se rocesan. Por ejemplo, los cambios en los niveles de precios, pueden informarse en los estados financieros, pero usualmente no se consideran como transacciones. 2.
Estudio y Evaluación de la Estructura del Control Interno a través de los Ciclos de transacciones Control Interno: El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de un negocio, con el fin de salvaguardar sus activos, verificar la confiabilidad y corrección de los datos contables, promover la eficiencia operativa y fomentar la adhesión a las políticas administrativas, ordenadas por la Gerencia del negocio. Objetivos del control interno: Los objetivos del control interno son: 1. rotecclón del sus activos: La finalidad del control interno es mantener una adecuada protección de los activos de la compañía, contra perdidas por utilizacion o disposición no autorizados y la confianza de que se han utilizado para los mismos, registros contables adecuados. 2. Obtención de información financiera, razonable y oportuna: es básica para el desarrollo del negocio, pues en ella descansan todas las decisiones que deban tomarse y los programas que han de normar las actividades futuras. 3.
Eficiencia Operativa: Se logra cuando todas las operaciones de una empresa se desarrollan con eficiencia; para esto se formulan principios, se adecuan métodos al desarrollo operacional de la empresa, se busca una eficiente distribucion de labores entre el personal y se trata de obtener un beneficio mayor, que el costo de su implantación. s OF 3. principales Ciclos de Transacción: Tesorería Adquisición Conversión Ingresos Informe Financiero 6 CICLO DE TESORERIA Incluye aquellas funciones que tratan de los fondos de capital.
Las funciones del ciclo de Tesorería se inlcian con el reconocimiento de las necesidades de efectivo, ncluyen la distribución del efectivo disponible a las operaciones corrientes y otros usos y se termina con la devolución de efectivo a inversionistas y acreedores. CICLO DE ADQUISICION (EGRESOS) Este ciclo consiste en las actividades que van desde la requisición para la adquisición de bienes y servicios, que serán usados en la empresa, hasta el pago de los mismos. Los recursos con que cuenta una empresa se clasifican en humanos y materiales, por lo que la descnpclón de este ciclo se divide en ambos grupos.
CICLO DE INGRESOS El ciclo de ingresos incluye las funciones que se requieren para cambiar por efectivo , con los clientes, os productos o servicios. Incluye tomar pedidos de los clientes, embarcar productos terminados, el uso por los clientes de los servicios que presta la compañía, obtener y cobrar las cuentas a cobrar y recibir efectivo de los clientes. Como en el ciclo de ingreso es el CICIO en que el físico y derecho de propiedad sobre los recursos convirtiéndose traspasan a cambio de efectivo, la determinación del costo de las ventas es una funcion contable que puede idenficarse con el ciclo de ingreso. OF CICLO DE CONVERSION La el ciclo de conversión recursos tales como inventarios, propiedades y equipos epreciables, recursos naturales existentes, seguros pagados por adelantado y otros activos no monetarios que se tienen para usarse en el negocio. CICLO DE INFORMACION FINANCIERA El ciclo de información de una entidad no procesa transacciones como los demas ciclos que se han descrito, mas bien obtiene información contable y operativa de los demas ciclos y analiza, evalúa, resume, concilia, ajusta y reclasifica esa información de modo que pueda darse a conocer a la gerencia, terceros o ambos. 4. Enlaces de los Ciclos de Transacciones: Cada uno de los ciclos es autónomo, sin embargo, en cierto grado, están relacionados ntre sí. Estas relaciones se llaman enlaces. Un ejemplo sencillo de un enlace es un asiento diario para anotar los cobros de efectivo recibido de clientes. El asiento de diario registra el hecho final en el ciclo de ingresos (El cliente paga por los productos o semcios de la compañía -debito o cargo a efectlvo, con crédlto o abono a cuentas por cobrar).
Una vez el efectivo es recibido, éste pasa a la función de manejo de efectivo que es en el Ciclo de Tesorería. Un enlace puede definirse como el eslabón donde una transacción sale de un ciclo y entra en otro. 5. Flujo de los Ciclos de Transacción: Esencialmente, los activos y las transacciones fluyen a través de los ciclos del modo siguiente: 1 El ciclo de tesorería: provee efectivo a los ciclos de Egresos. 2. Los dos ciclos de Egresos compra materiales primas y propiedades y pagan la no tilizada por el ciclo de Conversión. 3. El ciclo de c gina los productos o 3.
El ciclo de conversión origina los productos o servicios y controla los inventarios hasta que los productos terminados están listos para ser vendidos. 4. El ciclo de ingresos vende los productos o servicios. Este entrega el efectivo al ciclo de tesorería, para uso interno o inversiones externas. . Todos los ciclos envían la información contable de las transacciones que procesan al ciclo de Información financiera. Allí, ésta se resume en Estados Financieros. 6. Funciones típicas de los ciclos de transacciones: Ciclo de tesorería Provee efectivo a los ciclos de egresos compras- nóminas.
Este ciclo tiene relación con otros ciclos como por ejemplo ciclo de ingresos, que tiene el ingreso del efectivo, 8 Universidad de San Carlos de Guatemala ciclo de información financiera para realizar las operaciones contables, es decir tiene relación con todo el desembolso en efectivo del ciclo de adquisición y pago. Sus funciones principales son: • Ingresos periódicos • Emisiones de Obligaciones y acciones representativas del capital social, pago de intereses sobre obligaciones y dividendos en efectivo. • «Redimir obligaciones y readquisición de acciones». ?? Verificar que los saldos de pasivosy capital social sean los correctos. Ciclo de egresos-compras En este ciclo las compras podrán ser al contado o al crédito esto es dependiendo de las políticas de la empresa, además este ciclo encierra todos los gastos en relación a la operación. Además este ciclo tiene relación con el de tesorería, por las obligaciones a pagar; de conversión or la recepción de mercancías y de información financiera para realizar las operaciones contables. Sus funciones Principales son: • Solicitud de compra • Solicitud de Cotización operaciones contables.
Sus funciones Principales son: • Solicitud de compra • Solicitud de Cotización • Selección del mejor cotizante • Preparación de Solicitud de Compra • Autorización para la adquisiclón de bienes y servicios • Función específica de compras • Recepción de mercancías y suministros • Control de calidad de las mercancías y servicios adquiridos Universidad de San Carlos de Guatemala • Verificación y probación de los pagos • Registro y control de los pasivos a corto y largo plazo • Actualización de los registros de inventarios y costos para controlar las compras y devoluciones a los proveedores • Control y registro de pagos Ciclo de nóminas La importancia de la administración de recursos humanos como una de las actividades administrativas básicas está señalada por la necesidad de contar con el número de personas adecuadamente calificadas para lograr eficientemente las metas de una empresa. Sus funciones principales: • Reclutamiento, contratación, promoción y despido de personal. •
Relaciones laborales e industriales • Capacitación y evaluación del personal • preparación de informes de asistencia • preparación, autorización, cálculos, control y pago de nóminas • Autorización, pago y recuperación de anticipos varios • Nóminas de ejecutivos, gerencia y confidenciales. • Contabilizar las transacciones diarias en relación a nominas y prestaciones laborales • Actualizar los registros de empleados • Determinar los costos de mano de obra. 10 Ciclo de conversión Origina los productos o servicios y controla los inventarios hasta que los productos terminados están listos ara ser vendidos. Sus fu órdenes de les son: • Expedición de están listos para ser vendidos.
Sus funciones principales son: • Expedición de órdenes de producción • Requisición de materias primas • Procesamiento de materias primas • Transferencia de productos terminados al almacén • Depreciaclón y amortización de activos • Transferencia de inventarios • Aplicación costos de fabricación • Depreciación y amortización de inmuebles, maquinaria y equipo. • Determinación de variaciones en precios y calidad. • Contabilización de desechos, desprecios o bien producción defectuosa. Ciclo de ingresos Las ventas constituyen una operación de primordial importancia dentro de las empresas, en virtud en que producen los ingresos y permiten cristalizar su objetivo. Su influencia en los resultados que se obtienen es determinante, pues son el elemento natural de que se dispone para hacer frente a los costos y gastos totales que se efectúan para llevar a cabo las operaciones de la empresa.
Sus funciones principales son: Universidad de San Carlos de Guatemala • Toma de Pedidos • Evaluación y aprobación del crédito • Despacho del pedido y/ o prestaclón del servicio • Facturación • Recepción de dinero e ventas al mostrador • Depositar todo el efectivo percibido • Determinación de las cuentas incobrables. Ciclo de información financiera En este ciclo se entiende que todo el conjunto de procedimientos que se utilizan para registrar, clasificar y resumir los datos generados en las operaciones de las empresas o entidades, con el fin de obtener información sobre el resultado de la ejecución de estas operaciones. Sus funciones pnncpales: • Elaborar las póllzas de diario tanto recurrentes como esporádicas • Mayorizar las operaciones • Agrupar información de revelación suplementaria • 23
