By INFORME AUDITORIA DE GESTION TEMA: CASO «EMPRESA AGRÍCOLA EL BUEN PASTO ENGORDA» – ÍNDICE Presentación Caso pág. 3 Introducción pág. 4 or7 Antecedentes to View nut*ge pág. 5 Supuestos pág. 6 Sugerencias pág. 7 Pasos pág. 8 Acciones correctivas pág. 9 Conclusión pág. 11 Contabilidad y Finanzas, un Gerente de Producción, un Gerente de Ventas, un Gerente de Adquisiciones y una dotación de 150 trabajadores, de los cuales 50 trabajadores son permanentes.
La empresa, según las ventas del año 2008, fueron de ML$4. 500. -, en el año 2009, aumento un 10%, pero en el año 2010, cayo ruscamente en un 40%, creando despido de personal y gastos de indemnización, que no se encontraban contempladas, según discusiones de los gerentes, se echaba la culpa a las importaciones de carnes desde el exterior a Chile, con costos muchos mas baratos. 9. El Gerente de Adquisiciones, manifestó, que los productos se estaban perdiendo de la bodega de almacenaje y la respuesta del cuidador, indico que permanentemente iba el Gerente de la empresa y retiraba cajas de carnes, que jamás son cobradas. Ya que se sabe que el Gerente abandona la empresa todos los días a las 17 hrs. Y en mas de una oportunidad se ha sabido que el realiza asados en su casa particular con amigos personales.
Se pide: El grupo deberá considerar los supuestos que encuentre necesario usar, con el objeto de, efectuar un trabajo de auditoria operativa para: Emitir un informe sobre la situación planteada en INTRODUCCIÓN En el siguiente informe se presentan los problemas detectados en el manejo de la «EMPRESA AGRICOLA EL BUEN PASTO DE ENGORDA», mostrándose sugerencias y mejoras a dicha sltuación en términos de una buena administracón y control de inventarios de las existencias del negocios para así evitar ualquiera distorsión de información y/o perdidas de productos almacenados.
Adicionalmente podemos agregar, que el inventario es uno de los activos mas entes en una empresa, y aparece reflejado tanto en eneral como en el estado como en el estado de resultados: En el Balance General, el inventario a menudo es el activo corriente más grande. En el estado de resultados, el inventario final se resta del costo de las mercancías dlsponibles para la venta, determinándose el costo de las mercancías vendidas durante un periodo determinado.
La base de toda empresa comercial es la compra y ventas de ienes y servicios; de aquí viene la importancia del manejo de inventario por parte de la empresa, no importando el tamaño de esta (hablemos de Microempresas, MYPIMES o Grandes Empresas),Este manejo tanto físico como contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del periodo de su actividad, un estado confiable de la situación económica de la empresa.
Antecedentes: (datos caso, más sugerencias y supuestos) Datos: 1 ORGANIGRAMA [pic] • Y 150 Trabajadores (50 permanentes y 100 por Faenas o a Plazo Fijo). 2. – VENTAS EMPRESA 3 PERIODOS 2008 12009 2010 Aumento 10% Disminución 40% I ML$4. SOO. – ML$4. 950. – I ML$2. 970. – 3. – Causa que se acusa por y no se encontraba 31_1f,• contemplada. Y según dis os Gerentes son: por culpa permanentemente el Gerente General retiraba cajas de Carnes que no son cobradas. Y el retiro de la empresa del Gerente es a las 17 Hrs.
También se dice (antecedentes rumores) que Gerente General realiza en su casa asados con ameos personales». Supuestos: 1 Según antecedentes registrados en las Ventas muestra una baja considerable en sus estados, esto se podría basar en las ntradas de Carnes del extranjero a un menor costo, lo cual ha llevado a la baja en las Ventas. Ya que algunos camiones de la empresa se encuentran en reparación y no predijeron los nuevos precios para competir con el Mercado extranjero (Barreras de Entrada). Barreras de Entrada: Limitaciones y resoluciones sanitarias, limite de carnes del extranjero, nuevas políticas de crédito y precios, etc…. (Como medida de protección de la empresa). 2. – El extravío de Carnes de Bodega (acusación de cuidador), apoyada por Gerente de Adquisiciones. Por parte del Gerente Gerenal para uso domestico (supuestamente), mostraría una baja en las ventas, ya que estas cajas no son cobradas. pero no seria una variable importante en la baja en las ventas, pero es un hecho no admitido en los procedimientos y políticas de la empresa. 3. La Gerencia esta asociada o en acuerdo con repartidores de Carnes a proveedores, por lo cual se sustraen cajas de carnes para una venta propia en locales o puntos de ventas no autorizados por la empresa. Es hay lo que sumado al punto 2, se podría considerar la baja en las ventas de Carnes. Sugerencias: «POR ENFASIS EN LA CORR STRACION Y CONTROL DE nventario tiene un papel vital para funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y de esta forma afrontar la demanda. La administración de inventarios consiste en proporcionar los inventanos que se requieren para mantener la operación al costo más bajo posible.
El objetivo de la administración de inventarios, tiene dos aspectos que se contraponen: Por una parte, se requiere minimizar la inversión del inventario, puesto que los recursos que no se destinan a ese fin, se pueden invertir en otros proyectos aceptables que de otro modo no se podrían financiar. Por la otra, ay que asegurarse de que la empresa cuente con inventario suficiente para hacer frente a la demanda cuando se presente y para que las operaciones de producción y venta funcionen sin obstáculos.
Pero por otro lado nos vemos en la disyuntiva en la decisión, ya que reduciendo el inventario se minimiza la inversión, pero se corre el riesgo de no poder satisfacer la demanda de las operaciones de la empresa. Si se tienen grandes cantidades de inventario, se disminuyen las probabilidades de no poder satisfacer la demanda y de interrumpir las operaciones de producción y venta, pero también se aumenta la inversión. Pasos: 1 Monitorear el Mercado de Carnes Nacional y Extranjero, para un manejo óptimo de pronosticar las ventas y manejo de costos (reflejado en el precio). 2. Crear un Sistema de Control de entrega y salida de cajas de carne de bodega, y todos los demás procesos. 3. – Foliado de Cajas (control de Producción), teniendo en cuenta Peso de Carnes y Cantidad n todos los procesos de la SI_IF,• producción, hasta el client manejados por personal encargado de este Control. Ya que teniendo foliado y fichado los procesos se podrá detectar el punto en el cual existe la filtración de productos. . – Acceso Restringido a Áreas vulnerables, (independiente al cargo que ocupe), dispuesta en las políticas y procedimientos. Manejo de bitácora y rutas diseñadas (monitoreadas GPS), para transportistas. . – Instalación de detectores en cajas al salir y entrar (solo sacadas al momento de carga al camión). Acciones Correctivas: 1 El Monitoreo del Mercado Carnes: Se llevará cabo mediante Informes recopilados constantemente de las Autoridades Reguladoras (entes del gobierno), lo cual se depuraran la información dejando solo lo Importante y relevante para la empresa: Ejemplo. Precio, cantidad, distribución, logística. Y todo aquello que aporte en el control del manejo de ventas y distribucion. La Información deberá ser entregada a la alta dirección para la toma de decisiones más óptima en pos de mejora en producción y ventas. . – El sistema de control de carnes o producción de ellas debera contener fichas en las que lleve registro de: . peso • Cantidad • Persona responsable • Recepcionista • Bodeguero • Despachador alta dirección podría entrar a la hora que estime conveniente. Se creará una nomina de Control de Acceso en el cual se egistraran los siguientes datos: • Nombre Completo • Cargo • Hora entrada • Detalle de acceso (ya sea inspección, visita, trabajo u otros) • Declaracion de pertenencias • Hora de salida. . – Los Camiones se le instalará un GPS (sistema posicionamiento global), el cual será monitoreado por Gerencia de Adquisiciones y Gerencia de Ventas, junto a bitácora de Viaje. 5. – Sistema de seguridad a las cajas, según el comportamiento y medición de las acciones anteriormente planteadas se dará a conocer como alternativa la instalación de sistemas de seguridad las cajas, con un detector (alarma) en las puertas de salida y entrada para posibles filtraciones, mal uso, o desviaciones de productos.
CONCLUSIÓN El hecho de controlar y admininistrar de manera correcta el inventario de manera eficaz tiene sus ventajas y desventajas. La ventaja principal es que la empresa puede satisfacer las demandas de sus clientes con mayor rapidez. Y como desventajas se pueden mencionar: • Implica un costo generalmente alto (almacenamiento, manejo y rendimiento). • Peligro de obsolescencia La administración de inven ntonces como meta,
