By Aplicaciones contables gy pinkprincc 1 110R6pp 17, 2011 14 pagcs Tabla de contenido 1 . Adquisición contra desarrollo de un sistema contable computarizado 5 1 . 1. Categorías de programas 5 1. 2. Adquisición de paquetes comerciales 6 1. 3. Desarrollo de programas y sistemas a la medida 7 1. 4. Etapas de sistemas 7 2. Paquete para procesamiento de un sistema computarizado de contabilidad 7 2. 1. Características d 2. 2. Descripción gene PACE 1 orlá to View nut*ge 2. 3. Instalación y acceso al sistema 11 2. 4. Manuales de referencia 13 2. 5. Licencias de Funcionamiento 13 3. Consideraciones previas a la operación del sistema 14 . . Preparación a la información contable 14 3. 1. 1. Diseño y definición del catalogo de cuentas 14 3. 1. 2. Opciones generales de operación del sistema 16 de sistema 19 6. 1. Catálogos de cuentas 19 6. 2 Alta de cuentas22 6. 4 Consulta del catalogo de cuentas 23 6. 5 Impresión de catalogo de cuentas 24 6. 6 Pólizas 24 5. 7 Balanza de comprobación25 6. 8 Consultas y reportes25 6. 9 Diario general 25 6. 10 Auxiliares 25 6. 11 Reportes financieros25 6. 12 Procesos especiales 25 6. 13 Utilerías del sistema 25 6. 14 Respaldos de información26 Adquisición contra desarrollo de un sistema contable computarizado
Adquirir un paquete pero con las características de programación de las cuales tienen muchas ventajas ya que tu puedes ir armando el paquete conforme tus necesidades, esto es hacer un paquete para nomina otro idad y los demás para los siguientes departamentos d de que estos mismos formados o constituidos por un hardware y software, los programas van a tener un lenguaje de programación y estos programas solo lo saben los de sistemas los programas se categonzan en función a las necesidades de un programa. Características de los Sistemas Características al acceso o función de los programas Por su desempeño Gratuito): Libre acceso.
I Tiempo de respuesta. demostración: es una prueba limitada. I Confiabilidad. Sotfware Libre Sotfware I Sotfware personalizado que se tiene que pagar por él, pero que si I I Permanencia constancia del mismo sistema: que sobre todo no se I los puedo copiar. diga que se tiene caer el sistema. Libre es de forma limitada, se tiene permiso y I Comprensibilidad: Que pueda ser entendible. restricciones. I Flexible: que se puede modificar. 5 Adquisición de paquetes comerciales Son paquetes que ya están diseñados y no son diseñados para una empresa en específico: ejemplo Aspel, COI, Office, Oracol y Microsoft.
Los ERP son sistemas que contienen la información los sistemas de planeación y control de manufactura, marketing, ventas y flnanzas asi como la comunicación con clientes y proveedores. [picl [pic] [picl [pic] Características de la empresa Tipos de Producto, Volumen de Operaciones, Cantidad de Personal. Relación de este software en relación con otros ya existentes 6 Desarrollo de programas y sistemas a la medida Este se crea en base a valoraciones de y criterios que tiene la empresa para crear un desarrollo como tal del nuevo sistema que se toma encuentra de muchas cosas como la estructura de la mpresa. Etapas de sistemas 1 . El desarrollo de los sistemas es otra vez de los sistemas por 7 etapas: 2. Estudio de Factibilidad: Cual es el objetivo real de obtener ese sistema como son ventajas y desventajas tanto de operación tiene 3 etapas el económico el técnico y el operativo. Cuando se mete un nuevo equipo la cuestión de adaptación al nuevo sistema, si las maquinas nos aguanta en caso contrario se tiene que adquirir maquinas nuevas que es el económico. 3. Diseño del sistema: Pedir construcción de módulos y submódulos del sistema. Creación de documentos de entrada y salida.
Departamentalización. Estructura de las bases de datos. Manuales del Usuario. (Como lo quiero) 4. La construcción : de los ndamentales o las 40F descripciones de cada mo datos, desarrollo de operaciones COI CENTERO DE COSTOS: Mano de obra, gastos, materia prima, ventas. Producción va hacer un centro de costos al igual que ventas por cada departamento estas involucrados en los gastos: cuentas por pagar cuentas por cobrar, contabilidad, compras Los reportes tienen que tener tiempo y forma: reportes de ISR, DIOT, IETU permite hacer las declaraciones de las personas físicas o personas morales. Características del paquete Se actualiza en [nea, automática, es fácil su adquisición, fácil acceso, de bajo costo, instalación rápida y sin ningún problema; ya instalado es de fácil uso cualquier persona puede usarlo para realizar algún formato el sistema realiza solo el trabajo, de hecho el mismo sistema ya trae el catalogo de cuentas sin necesidad de tener un contador.
Permite establecer restricciones en la operación Es de fácil adquisición Su costo es accesible Su operación es sencilla Permite exportar información Puede ser compati programas s OF guardarla por lo menos cinco años; no dar de baja pólizas, no oder cambiar las fechas de las pólizas, se pueden manipular los periodos de captura. Te permite manejar la monda extranjera pero COI no sabe qué tipo de método fijo tiene la empresa, si no tiene la información correcta para la base de datos como la moneda extranjera y activos fijos, con el COI puedes sacar balances, estados de resultados, balanza de comprobación, consolidación. 1 Instalación y acceso al sistema ¿Cómo instalo mi sistema? Todos los programas traen manual de referencia ese manual te permite conocer como es la operación óptima del programa, como es su función, para levarte paso a paso de instalar al sistema como accesar, colocar los datos de la empresa, los perfiles de usuario, operación de los módulos y definir los parámetros del sistema, también establece la capacidad del sistema, te va a indicar como separar la información por departamentos o por centros de costo, Indica cual es la ruta de los archivos de trabajo (cartas, hojas de trabajo , etc. te permite si manejas decimales en las pólizas, si manejo o te permite dar de alta las cuentas desde el momento en que estas capturando, capturar las cuentas cuales son las cuentas de los activos fijos, habilitar el uso de moneda extranjera y las onedas, indicar cuáles son los conceptos guardables para el IETU y para todos los dolores de cabeza que tengamos en materia de impuestos, definir la estructura de catalogo de cuentas, te permite manejas hasta 9 niveles y 20 digitos por cada nlvel, te va a permitir definir los atributos, de cada usuario. PiC] al sistema que te hace conocer como es la operación optima del programa, como su función y es fácil de utilizar 13 Licencias de Funcionamiento ¿Qué es una licencia de funcionamiento? Permiso que se adquiere para utilizar un softw’are, para poderlo manipular copiar, determina si la puedo utilizar o instalar en un olo programa o varios equipos, son los permisos que tengo para mis programas.
Consideraciones previas a la operaclón del sistema 15 Preparación a la información contable 16 Diseño y definición del catalogo de cuentas COMPUESTA: Es el nivel máximo de ponderación de una cuenta. Es aquella que va a unir a varias cuentas colectivas, la nueva clasificación de Activo es CIRCULANTE Y NO CIRCULANTE. I RECOMPUESTA I COLECTIVA I ACTIVO CAJA BANORTE BANCOS CLIENTES COMPUESTA I ANALITICA I BBVA CIRCULANTE BANAMEX Juan Pérez producto «a» ALMACEN I PASIVO Edificios Terrenos Depósitos en garantía I CAPITAL
Producto «b» I NO CIRCULANTE 17 Opciones generales de operación del sistema 18 Diseño y operación del balance general 19 Diseño y estructuración del estado de resultados 20 Preparación de pólizas 21 Descripción del contenido de pólizas Consideración para el control del sistema contable 23 Asignación de responsabilidades de la operación del sistema 24 Diagrama de procesos y elaboración del procedimiento 25 Diseño de formas 26 Bitácora procesos y elaboración del procedimiento 26 Bitácora de operaciones Principios básicos de operación del sistema 28 Navegación dentro del sistema 9 Descripción de las teclas principales 30 Restricción de acceso al sistema y su sistema 31 Definición de los parámetros generales y datos de la empresa 32 Tipos de datos (fecha, numéricos, alfa numéricos y siglas) 33 Errores al introducir información 34 Modos de impresión y preparación de la impresora 35 Funciones y herramientas especiales Esta también conocidas como teclas de acceso directo sirven para agilizar el desplazamiento en nuestro sistema Fl Ayuda en línea: Brinda ayuda sobre el objeto del cursor F2 Ayuda por campo: Ayuda de manera específica o precarga da o cuando encontramos un Slgno de interrogación F3 Buscar: Además de ser una tecla que te permite buscar información también sirve para salvar o guardar una póliza F4 Siguiente: Cuando está con F3 encentra la Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la implementación de un catalogo de cuenta similar. • Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidad cifras financieras. ?? Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una empresa o entidad. Cuando la empresa alcanza un cierto grado de desarrollo, es absolutamente indispensable formar una lista de las cuentas que eberán utilizarse, evitando así errores de aplicación, y asignar a cada cuenta una cifra que la identifique, ya que se trate de las cuentas que integran el mayor general o de las subcuentas que forman los mayores auxiliares. Hay diversas maneras de organizar este sistema de identificación y, salvo casos especiales, quizá lo m práctico sea optar por una clasificación decimal que permita agregar o suprimir partidas según sea necesario.
Aspel cuenta con varias opciones de catálogos predefinidos para elegir y ahorrarte el tiempo de diseño y creación de tu catálogo de cuentas. Un punto importante a onsiderar es que los catálogos de cuentas estén conformados por Niveles y dígitos por nivel. Los niveles los podemos definir como el número de sub-cuentas que pueden existir dentro de una cuenta de mayor (de 1 hasta 9 niveles). Los Dígitos por Nivel son la cantidad de caracteres que están contenidos dentro de cada uno de los niveles (de 1 hasta 20 digitos). Todos los catálogos predefinidos contienen las cuentas indispensables para llevar a una contabilidad completa, como las cuentas de Bancos, Clientes, Seguros, Rentas, I. S. R. , Proveedores, Acreedores Diversos, Ventas, IVA por pagar, etc. 4
