By REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINSTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION I. U. DE TECNOLOGIA «RUFINO BLANCO FOMBONA» GUATIRE EDO-MIRANDA 6 next pas INVENTARIOS Y COS AUTOR: Daisy Márquez Profesor: José Guarepe Es la empresa dueña de otra u otras empresas, es la dueña de la Agencia o la Sucursal. Es la empresa que, por necesitar expandir sus operaciones, abre una Agencia o una Sucursal en determinado territorio AGENCIAS cas AGENC AS y SUCURSALES son EXTENSIONES que establece la empresa, con el fin de abarcar un mercado geográfico mayor y a una clientela más numerosa.
Mediante ellas la empresa logra ambién extender las acciones de sus ventas, mucho más allá del radio de influencia de su departamento de ventas central y, por lo tanto, logra así sacarle mayor provecho a sus inversiones de capital. Con el propósito de aumentar el volumen de ventas en un área geográfica determinada y mantener un contacto más estrecho con los clientes, muchas empresas operan por medio de Agencias o Sucursales; las cuales no son más que tiendas o extensiones de la empresa ubicadas en lugares estratégicos de venta.
La AGENCIA es un vendedor local cuya acción es de intermediario entre empresa y el público colocando pedidos y remitiéndolos a a casa central, sin tener autonomía. La agencia se dice que es un vendedor con independencia económica que trabaja en una zona, señalada de antemano por la casa matriz, para vender generalmente en forma exclusiva las mercancías de la casa principal, estas pueden ser las personas físicas o una entidad juridica, según convenga a los intereses de la casa central o principal.
La obligación principal que tiene la agencia para con la casa central, es la de remitirle periódicamente y oportunamente los pedidos que formule para que 2 ap lb los pedidos que formule para que ella los surta. Por lo tanto, las peraciones efectuadas entre ella (agencia) y la casa central, sólo se referirán a comisiones devengadas y los gastos efectuados. FACTORES QUE IMPULSAN A SU CREACION 1 Incremento del radio de acción de la Casa Central. 2 Incremento en el volumen de ventas. Permanencia en el mercado dada la alta competencia en el mercado. 4 Al ser más competitivos se podrán bajar los precios a los clientes. AGENCIA Una agencia o un agente es un vendedor independiente, que ejerce sus actividades con independencia económica y administrativa de la casa matriz, o sea es responsable de sus obligaciones fiscales. Su función: Consiste en distribuir los productos de un intermediario, al cual se conoce como casa matriz.
Las agencias no están obligadas a llevar un registro contable igual al que lleva la casa central o casa matriz, esta ultima si debe llevar un control de cada una de las agencias, abriendo tantas cuentas como número de agencias posea. Para llevar un buen control de las agencias es necesario abrir las siguientes cuentas: Fondo de trabajo de la agencia, clientes de la agencia, ventas de la agencia, costo de venta de la agencia y gastos de venta de la agencia. para lograr mejor y mayor revelación, se hace necesario crear ambién la llamada cuenta cliente de la agencia.
Es importante recordar que las cuentas anteriormente descritas pertenecen a la casa matriz y que tan solo a efectos de control se les agregara la palabra agencia o agente, esto lb la casa matriz y que tan solo a efectos de control se les agregara la palabra agencia o agente, esto no quiere decir que las mismas pertenezcan a la contabilidad de la agencia. La cuenta Fondo de Trabajo de la Agencia es una cuenta de origen deudor, que representa el valor nominal del fondo entregado a la agencia al iniciar el ejercicio y durante el ejercicio se acredita por l valor de los gastos pagados por la agencia.
Su presentación en el balance general es dentro del grupo de los activos circulante, ya que forma parte del efectivo y por tratarse de un fondo con restricciones formales en cuanto a recurso o fin, debe mostrarse por separado. CARACTERÍSTICAS DE UNA AGENCIA O DE UN AGENTE Tiene personalidad jurídica propia. Normalmente distribuyen productos de diferentes marcas y fabricantes. Cobran comisión por las mercancías vendidas. No mantienen inventarios. Colocan pedidos, además de efectuar cobranzas y remitir el efectivo a la casa matriz.
CONTABILIDAD DE LA CASA MATRIZ La casa matriz debe matriz debe llevar un control contable de las ventas, costos y, en su caso, de los gastos de cada agente, con el fin de calcular las comisiones, información estadística de carácter administrativo así como otros datos de relevancia. Este control puede ser realizado mediante las cuentas denominadas costo de ventas de agencias o agentes, gastos de ventas de agencias o agentes y ventas de agencias o agentes. Cada una de estas cuentas debe tener una sub-cuenta por cada agencia o agentes.
Para el control de los inventarios se puede utilizar el procedimiento de inventar agencia o agentes. ara el control de los inventarios se puede utilizar el procedimiento de inventarios perpetuos. Cuando la casa matriz decide enviar mercancía al agente, debe efectuarse un control especial de la mercancía en consignación, ya que la propiedad de ésta es conservada por la casa matriz. Si la mercancía que se envía a la agencias o agentes ya ha sido previamente vendida por éste, el Importe de los fletes, seguros y demás gastos acarreados por el envío deben razonarse como gastos de ventas.
Si la mercancía es enviada en consignación, los gastos relacionados con la remisión deben ser considerados parte del osto de la mercancía. Es conveniente llevar un control de esos gastos debido a que la distancia de la casa matriz al domicilio del agente determina una mayor o menor utilidad neta sobre las ventas. Los asientos a realizar por la casa matriz dependerán de si la gerencia desea determinar las utilidades netas. SUCURSAL Es una tienda independiente con cierta autonomía que maneja sus propios inventarios, coloca y cobra sus propios pedidos.
Según Mina (2001 ), las Sucursales son unidades que representan a una empresa llamada Casa Central, la cual le confiere suficiente autonomía, tanto en el registro de la ontabilidad como administrativamente. CARACTERISTICAS E IMPORTANCIA DE LAS SUCURSALES 1 Jurídicamente son una extensión de la casa matriz. 2 Las sucursales están autorizadas a conceder créditos y realizar la cobranza respectiva con la cual cubre sus gastos. 3 Fiscalmente se considera que el contribuyente ha abierto un nuevo loc sap lb cubre sus gastos. uevo local, por lo que es necesario presentar el correspondiente aviso al Registro Federal de Contribuyentes. 4 Efectúa su propia facturación. 5 Por su naturaleza, tienen un local propio, por lo general tienen inventarios y, de acuerdo con sus características, pueden o no levar una contabilidad propia, que debe ser integrada cada cierto tiempo a la de la casa matriz. El local y las inversiones necesarias para su constitución son aportados por la casa matriz. Tanto las agencias como las sucursales son medios, para proyectar la organización de ventas en territorios situados a alguna distancia de la oficina central; pero aparte de esta característica común, la agencia y la sucursal difieren muchísimo en cuanto a organización, administración y control. 1 Inciden en el aumento de las ventas. 2 Mejoran la prestación del servicio. 3 Se mantiene existencias con mayor coeficiente de rotación. Se coloca la mercancía de acuerdo a las demandas de la localidad.
DIFERENCIAS ENTRE AGENCIAS Y SUCURSALES Comparativamente, las agencias y sucursales ofrecen TRES DIFERENCIAS básicas, que las distinguen perfectamente a unas de las otras, a saber: A) Las agencias NO poseen «Inventario de Mercancías», sino solamente un MUESTRARIO de las mismas, para enseñar a sus clientes. Sólo coloca los pedidos, los cuales son despachados desde la casa matriz. SI tiene sus propias existencias de mercancías, con las cuales atiende los pedidos de la clientela. 3) La c 6 ap lb propias existencias de mercancías, con las cuales atiende los edidos de la clientela.
B) La casa matriz maneja todo lo referente al crédito y la cobranza de sus agencias. En cambio, la sucursal otorga los créditos a su clientela, administra y controla la cobranza de los mismos; llevando sus propos LIBROS y REGISTROS. C) Las agencias mantienen un FONDO FIJO de operaciones, o «Caja Chica». NO manejan ningún otro efectivo. En cambio, las sucursales manejan sus propios fondos, provenientes de los cobros y otros Ingresos; rindiéndole cuenta, claro está, a la CASA CENTRAL. D) La AGENCIA es como una especie de AGENTE vendedor de la casa matriz.
Mientras que la SUCURSAL, se asemeja más a una mpresa INDEPENDIENTE. LAS SUCURSALES. LA CONTABILIDAD DE LAS SUCURSALES Las operaciones que realiza la sucursal incidirán en dos Contabilidades: En la Contabilidad de la sucursal misma y en la de la casa matriz. EJEMPLO: SUCURSA Existen TRES maneras de facturar las mercancías que la casa principal envía a su SUCURSAL: A) Al precio de COSTO; B) Al precio de VENTA; y C) A un precio ARBITRARIO. Los dos últimos métodos de valuación los suelen utilizar algunas casas, con el propósito de que la sucursal NO conozca exactamente las utilidades de la matriz.
SUCURSALES El establecimiento de sucursales consiste en crear extensiones de a misma compañía en diferentes lugares en los que se efectúen operaciones para los clientes, fundamentalmente en las zonas retiradas de la sede de la La casa matriz necesita co ación financiera, los casa matriz.. La casa matriz necesita conocer la información financiera, los resultados de operación y los cambios en la posición de cada una de las sucursales que integran su empresa, ya que constituyen un elemento de juicio, imprescindible cuando existe la necesidad de abrir o cerrar sucursales, así como para evaluar la administración de cada una de ellas.
Las sucursales están autorizadas a conceder créditos y realizar la obranza respectiva con la cual cubre sus gastos. ASPECTOS FINANCIEROS Es importante dejar sentado que la contabilidad de las transacciones de ventas realizadas por las sucursales, no conlleva al desarrollo de nuevos principios contables, ya que este tipo de operaciones tan solo aplican los principios contables a los problemas específicos relativos al control de las transacciones efectuadas por intermediarios de la sucursal y a la información respectiva a la casa matriz de dichas operaciones y los resultados obtenidos.
En virtud de no existir igualdad en la aplicación de los rocedimientos de registros de las sucursales, los contadores tienen que tener especial cuidado en adaptar los sistemas de estas, para que sean coherentes con las exigencias de la matriz y con las características operativas particulares de la sucursal. El objetivo principal de la adaptación del sistema contable de una sucursal es poder determinar su utilidad o pérdida.
Por lo tanto, las políticas contables, los libros, catálogos de cuentas, etcétera, asiduamente consiste en un conjunto completo de contabilidad. Conviene resaltar que en la contabilidad de la sucurs 8 ap lb un conjunto completo de contabilidad. Conviene resaltar que en la contabilidad de la sucursal no aparece un renglón de capital, sino una cuenta denominada «Casa Matriz, cuenta corriente», que muestra el importe de las inversiones efectuadas por la matriz en la sucursal. En la cuenta de la matriz, se debe abrir la cuenta, sucursal, cuenta corriente.
La cuenta Casa matriz, cuenta corriente es de origen deudor y representa el importe de la inversión que la matriz efectuó en la sucursal, sumando (disminuido) de la utilidad (perdida) neta del ejercicio, obtenida por la sucursal. Se presenta en el balance general dentro del grupo de los activos. En la contabilidad de la sucursal, se debe abrir la cuenta, casa matriz, cuenta corriente. Esta cuenta su saldo es acreedor y representa el importe de la inversión que la matriz efectuó en la sucursal, sumando (disminuido) de la utilidad (perdida) neta del ejercicio, obtenida por la sucursal.
Esta cuenta representa la inversión hecha por la casa matriz hacia la sucursal, la cual incluye efectivo, mercancías, muebles, equipos, etcétera, es decir, la inversión neta en la sucursal y se presenta en el balance general en la sección capital contable. Las sucursales pueden ser: Locales Extranjeras Sucursales Locales: Son las que se ubican en la misma ciudad que la casa matriz. El establecimiento de este tipo de sucursales obedece a que en ocasiones es difícil para el cliente acudir a las instalaciones de la casa matriz debido a la lejanía o dificultad para llegar a ella.
Para proporcionar un mejor servicio y, evitar que el la lejanía o dificultad para llegar a ella. para proporcionar un mejor servicio y, evitar que el cliente acuda con los competidores, se fundan sucursales en diversas partes de la misma ciudad. Una de las ventajas contables de esta estrategia es que por su cercanía, es posible centralizar diariamente en la casa matriz la nformación generada por cada una de ellas así como los cortes de caja. Simplifica las reposiciones de mercancías vendidas, gracias a lo cual la sucursal no necesita hacer compras directas a los proveedores ni manejar cuentas de cheques.
Desde el punto de vista financiero, esto es sano debido a que evita saldos muy elevados en los bancos y en inventarios, además, permite un manejo más eficiente de los recursos financieros de la empresa. Sucursales Extranjeras: Las sucursales extranjeras se utilizan cuando se desea abarcar mercados ubicados fuera de la localidad en la que se encuentra la casa matriz. Aqui las sucursales funcionan de manera similar a las locales, aunque la distancia que la separa de la oficina principal les permite y a veces hace indispensable una mayor independencia.
COMBINACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Combinar estados financieros significa presentar la información contable de dos empresas en conjunto; en este caso, es unir el Estado de Resultados y el Balance General de la Casa Central con el de la Sucursal y presentar un solo estado financiero para las dos empresas. para efectuar la combinación de ambos estados financieros, debe previamente prepararse una hoja de trabajo en la cual deben eliminarse las cuentas r 10 16
